Hallinnointiperiaatteet

Ilkka-konserni tuottaa viestinnän ja markkinoinnin palveluja sekä ohjelmistoteknologiaa. Konsernin muodostavat emoyhtiö Ilkka Oyj, tytäryhtiöt I-Mediat Oy, Liana Technologies Oy, I-print Oy sekä Kiinteistö Oy Seinäjoen Koulukatu 10. Konserniin kuuluvat lisäksi I-Mediat Oy:n tytäryhtiöt Myynninmaailma Oy , somessa.com Oy Ab ja MySome Oy. Liana Technologies -konsernin muodostavat Liana Technologies Oy:n tytäryhtiö Koodiviidakko Oy ja sen tytäryhtiöt Lianatech GmbH, Liana Technologies SARL, Liana Technologies Asia Limited, Liana Technologies AB, Lianatech LLC, Lianatech OOO ja Ungapped AB sekä Evermade Oy. Lisäksi konserniin kuuluvat osakkuusyhtiöt Hilla Group Oyj (29,52 %), Arena Partners Oy (n. 41,17 %) ja Yrittävä Suupohja Oy (38,5 %). Ilkka on luopunut painopalveluista 29.12.2023 tehdyllä liiketoimintakaupalla, jolla I-print Oy:n painoliiketoiminta myytiin PunaMusta Oyj:lle. Lisäksi Ilkka Oyj on myynyt kaikki omistamansa Yrittävä Suupohja Oy:n osakkeet 31.1.2024.

Ilkka Oyj on osakeyhtiö, jonka päätöksenteossa ja hallinnossa noudatetaan Suomen osakeyhtiölakia, julkisesti noteerattuja yhtiöitä koskevia säännöksiä, Ilkka Oyj:n yhtiöjärjestystä ja Nasdaq Helsingin sääntöjä ja ohjeita.

Ilkka Oyj noudattaa Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n 19.9.2019 antamaa ja 1.1.2020 voimaan tullutta Hallinnointikoodia.

Ilkka Oyj:ssä on kaksiportainen hallintomalli. Yhtiökokous valitsee hallintoneuvoston jäsenet ja hallintoneuvosto valitsee hallituksen.

Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain ennen kesäkuun loppua. Ilkka Oyj:n yhtiöjärjestyksen mukaan hallintoneuvosto kutsuu yhtiökokouksen koolle ja antaa lausuntoja yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. Ilkka Oyj:n varsinainen yhtiökokous on yleensä pidetty maalis-huhtikuussa. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. toimintakertomus tilinpäätöksineen edelliseltä toimikaudelta sekä tilintarkastuskertomus,

2. tilinpäätöksen vahvistaminen,

3. vastuuvapauden myöntäminen hallintoneuvostolle ja hallitukselle sekä toimitusjohtajalle,

4. toimenpiteet, joihin vahvistetun taseen mukainen voitto tai tappio antaa aihetta,

5. palkkion määrääminen hallintoneuvoston jäsenille ja tilintarkastajille,

6. hallintoneuvoston jäsenten valitseminen erovuoroisten tilalle sekä tilintarkastajien vaali,

7. muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Yhtiöllä on yksi tilintarkastaja, jonka on oltava Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastaja valitaan vuodeksi kerrallaan.

Osakkaat kutsutaan yhtiökokoukseen yhtiökokouskutsulla, joka toimitetaan osakkeenomistajille aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta julkaisemalla kutsu yhtiön tai sen tytäryhtiön kustantamassa sanomalehdessä sekä pörssitiedotteena ja yhtiön internetsivuilla. Yhtiökokouskutsu julkaistaan kuitenkin vähintään yhdeksän (9) päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää. Vuosikertomus julkaistaan yhtymän internetsivuilla viimeistään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta.

Jos osakas haluaa saada jonkun asian yhtiökokouksessa käsiteltäväksi, on hänen kirjallisesti esitettävä se hallintoneuvostolle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on merkittynä osakkeenomistajaksi Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon yhtiön erikseen ilmoittamana täsmäytyspäivänä. Yhtiökokoukseen ilmoittaudutaan ennakkoon yhtiökokouskutsussa ilmoitettuun määräpäivään mennessä, joka voi olla aikaisintaan kymmenen (10) päivää ennen kokousta.

Yhtiöjärjestyksen mukaan yksittäinen osakkeenomistaja ei saa yhtiökokouksessa käyttää suurempaa äänimäärää kuin yhden kahdeskymmenesosan (1/20) kokouksessa edustetusta koko äänimäärästä.

Tavoitteena on, että kaikki Ilkka Oyj:n hallituksen jäsenet ovat läsnä yhtiökokouksessa.

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksista 1 ja 3: Yhtiökokouskutsussa ei julkisteta hallitukseen ehdolla olevaa henkilöä eikä ehdotusta hallituksen jäsenten palkkioiksi, koska hallintoneuvoston tehtävänä on valita ja erottaa yhtiön hallituksen jäsenet ja määrätä heidän palkkionsa (yht.järj. 7 §). Samasta syystä hallitukseen ensimmäistä kertaa ehdolla oleva jäsen ei välttämättä ole läsnä yhtiökokouksessa. Hallintoneuvosto kokoontuu varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen. Yhtiöjärjestyksen mukaan hallituksen jäsenillä ei ole erityistä asettamisjärjestystä.

Ilkka Oyj:ssä on yhtiöjärjestyksen mukaan hallintoneuvosto, johon kuuluu vähintään viisitoista (15) ja enintään kaksikymmentäviisi (25) jäsentä, joista kahden tulee olla yhtiön henkilökuntaan kuuluvia. Hallintoneuvoston jäsenet valitaan varsinaisessa yhtiökokouksessa neljäksi (4) vuodeksi kerrallaan ja heidän toimikautensa alkaa vaalien jälkeen.

Hallintoneuvoston tehtäviin kuuluu valvoa yhtiön johtoa ja yhtiön harjoittamien liikeyritysten hoitoa, valita ja erottaa yhtiön hallituksen jäsenet ja määrätä heidän palkkionsa sekä kutsua yhtiökokous koolle, antaa lausunto tilinpäätöksestä ja tilintarkastuskertomuksesta sekä muista yhtiökokoukselle esitettävistä asioista, valmistaa yhtiökokoukselle esitettävät asiat ja nimittää nelijäseninen palkitsemis- ja nimitysvaliokunta.

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksesta 5: Ilkassa on ns. kaksiportainen hallintomalli. Yhtiökokous valitsee hallintoneuvoston jäsenet ja hallintoneuvosto valitsee hallituksen. Ilkka Oyj:n hallintoneuvoston tehtäviin kuuluu yhtiöjärjestyksen mukaan valita ja erottaa yhtiön hallituksen jäsenet ja määrätä heidän palkkionsa. Hallintoneuvoston ensimmäisessä kokouksessa varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen toimitetaan hallituksen erovuoroisten jäsenten vaali. Kustannustoimialan luonteen vuoksi vuorovaikutus levikkialueen ja muiden omistajatahojen kanssa on tärkeää. Vuoropuhelu toteutuu hallintoneuvoston kautta, jolloin hallitus voi olla pieni ja tehokas.

Poikkeaminen Corporate Governance -suosituksesta 22: Yhtiökokous valitsee hallintoneuvoston, joka päättää hallitus- ja valiokuntatyöskentelystä maksettavista palkkioista ja niiden määräytymisperusteista.

Hallintoneuvoston jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista pois lukien Raimo Puustinen, Vesa-Pekka Kangaskorpi ja henkilöstön edustajat. Raimo Puustinen on arvioitu riippumattomaksi yhtiöstä, mutta riippuvaiseksi sen merkittävästä osakkeenomistajasta toimitusjohtajakautensa päättymiseen saakka. Raimo Puustinen toimi PunaMusta Media Oyj:n toimitusjohtajana 30.3.2023 saakka. Vesa-Pekka Kangaskorpi on arvioitu riippumattomaksi yhtiöstä, mutta riippuvaiseksi sen merkittävästä osakkeenomistajasta. Vesa-Pekka Kangaskorpi toimii Keskisuomalainen Oyj:n toimitusjohtajana ja on Keskisuomalainen Oyj:n hallituksen jäsen. Henkilöstön edustajat ovat riippumattomia merkittävistä osakkeenomistajista, mutta riippuvaisia yhtiöstä, koska he ovat työsuhteessa yhtiöön.

Hallintoneuvosto kokoontui vuoden 2023 aikana kaksi kertaa. Hallintoneuvoston jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 92 %.

Ilkka Oyj:n hallintoneuvoston tehtäviin kuuluu yhtiöjärjestyksen mukaan valita ja erottaa yhtiön hallituksen jäsenet ja määrätä heidän palkkionsa. Hallintoneuvoston ensimmäisessä kokouksessa varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen toimitetaan hallituksen erovuoroisten jäsenten vaali.

Yhtiön hallitukseen kuuluu vähintään neljä (4) ja enintään kuusi (6) jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan neljäksi (4) vuodeksi kerrallaan.

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksesta 1 ja 3: Yhtiökokouskutsussa ei julkisteta hallitukseen ehdolla olevaa henkilöä eikä ehdotusta hallituksen jäsenten palkkioiksi, koska hallintoneuvoston tehtävänä on valita ja erottaa yhtiön hallituksen jäsenet ja määrätä heidän palkkionsa (yht.järj. 7 §). Samasta syystä hallitukseen ensimmäistä kertaa ehdolla oleva jäsen ei välttämättä ole läsnä yhtiökokouksessa. Hallintoneuvosto kokoontuu varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen. Yhtiöjärjestyksen mukaan hallituksen jäsenillä ei ole erityistä asettamisjärjestystä.

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksesta 5: Ilkassa on ns. kaksiportainen hallintomalli. Yhtiökokous valitsee hallintoneuvoston jäsenet ja  hallintoneuvosto valitsee hallituksen. Ilkka Oyj:n hallintoneuvoston tehtäviin kuuluu yhtiöjärjestyksen mukaan valita ja erottaa yhtiön hallituksen jäsenet ja määrätä heidän palkkionsa. Hallintoneuvoston ensimmäisessä kokouksessa varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen toimitetaan hallituksen erovuoroisten jäsenten vaali. Kustannustoimialan luonteen vuoksi vuorovaikutus levikkialueen ja muiden omistajatahojen kanssa on tärkeää. Vuoropuhelu toteutuu hallintoneuvoston kautta, jolloin hallitus voi olla pieni ja tehokas.

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksesta 6: Yhtiöjärjestyksen mukaan hallituksen jäsenet valitaan neljäksi (4) vuodeksi kerrallaan. Toiminnan jatkuvuuden ja alueellisuuden vuoksi hallituksen jäsenen toimikausi on pidempi kuin yksi vuosi.

Palkitsemis- ja nimitysvaliokunnan tehtävänä on varmistaa, että hallituksella ja sen jäsenillä on ryhmänä riittävä toisiaan täydentävä osaaminen ja kokemus yhtiön toimialaan ja liiketoimintaan liittyvistä asioista, julkisesti noteeratun osakeyhtiön johtamisesta, tilinpäätöksistä ja taloudellisesta raportoinnista, sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta, strategiasta, yritysjärjestelyistä ja hyvästä hallintotavasta (Corporate Governance).

Hallituksen jäsenten tulee edustaa monipuolista osaamista ja pätevyyttä ja sen jäsenten ikä- ja sukupuolijakauma, koulutuksellinen ja ammatillinen tausta sekä kokemus liiketoiminnasta tulee monimuotoisuudellaan tukea yhtiön liiketoimintaa ja sen kehitysvaihetta. Hallinnointikoodin mukaisesti jäseneksi valittavalla henkilöllä tulee olla tehtävän edellyttämä pätevyys ja mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Hallituksen jäsenten lukumäärän ja hallituskokoonpanon on mahdollistettava hallituksen tehtävien tehokas hoitaminen. Hallituksessa on oltava eri sukupuolia.

Yhtiöjärjestyksen mukaan hallituksen tehtävänä on huolehtia yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä nimittää ja erottaa yhtiön toimitusjohtaja sekä toimitusjohtajan välittömät alaiset, huolehtia yhtiökokousten ja hallintoneuvoston kokousten päätösten täytäntöönpanosta, vastata siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty sekä antaa ja peruuttaa prokuraoikeuksia.

Hallintoneuvoston puheenjohtajalla on oikeus osallistua hallituksen kokouksiin ja esittää siellä mielipiteensä.

Hallituksen työjärjestyksen mukaan hallitus mm.

• vahvistaa itselleen työjärjestyksen, joka tarkistetaan vuosittain
• käsittelee ja hyväksyy konsernistrategian ja seuraa sen ajankohtaisuutta sekä hyväksyy strategian pohjalta konsernitason vuosisuunnitelmat, budjetit ja henkilöstön voittopalkkiojärjestelmän sekä valvoo niiden toteutumista
• vahvistaa konsernin organisaation perusrakenteen ja konsernin arvot
• käy vuosittain läpi yhtiön toimintaan liittyviä keskeisiä riskejä strategiakäsittelyn yhteydessä
• käsittelee ja hyväksyy osa- ja puolivuosikatsaukset, toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen
• pitää kerran vuodessa yhteisen kokouksen tilintarkastajien kanssa
• määrittelee yhtiön voitonjakopolitiikan (sis. osingonjakopolitiikan)
• nimittää konsernin johtoryhmän sekä liiketoimintojen johtoryhmät toimitusjohtajan esityksestä
• päättää kaikista merkittävistä asioista tai asioista, jotka eivät kuulu toiminnan jokapäiväiseen operatiiviseen johtamiseen.
• hyväksyy yhtiöjärjestyksen 3 §:n suostumuslausekkeeseen perustuvat I-sarjan osakkeiden siirrot osakasrekisteriin
• käsittelee muut toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan harkinnan mukaan käsiteltäviksi tulevat asiat

Ilkka Oyj:n hallitus on suorittanut hallituksen jäsenten riippumattomuuden arvioinnin.  Arvioinnin perusteella todettiin yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista riippumattomia olevan koko hallituksen eli hallituksen puheenjohtaja Timo Aukia, hallituksen varapuheenjohtaja Esa Lager sekä jäsenet Jarl Matti Anttila, Sari Mutka, Raimo Mäkilä ja Sarianne Savola.

Hallituksella oli vuonna 2023 kokouksia 16, joista yksi oli sähköpostikokous. Hallitus arvioi toimintaansa ja työskentelytapojaan sisäisenä itsearviointina kerran vuodessa.

Hallituksen kokouksia on vähintään 12 vuodessa. Hallituksen kokouksissa käsitellään mm. tilinpäätös ja osavuosikatsaukset sekä konsernin ja tytäryhtiöiden kuukausiraportit. Lisäksi hallitus kokoontuu vähintään kerran vuodessa strategiakokoukseen. Hallitus vahvistaa seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja budjetin, jonka yhteydessä hallitus vahvistaa seuraavan vuoden investoinnit. Konsernin koko ja toimiala huomioiden on hallituksen jäsenten suhteellisen helppoa saada kokonaisnäkemys yhtiön rakenteesta, liiketoiminnasta ja markkinoista.

Hallituksen kokouksissa esittelijänä toimii toimitusjohtaja ja hänen kutsustaan tarvittaessa myös muita yhtiön johtoon kuuluvia henkilöitä omaan asiantuntijatehtäväänsä kuuluvissa asioissa. Tytäryhtiöiden hallituksien jäsenistä enemmistö on emoyhtiön hallituksen jäseniä, ellei erikseen toisin päätetä. Erityisesti pienemmissä tytäryhtiöissä hallituksen jäsenet voivat olla myös toimivan johdon edustajia.

Hallintoneuvosto ja hallitus on antanut tiettyjen asioiden valmistelutehtäviä hallintoneuvoston nimittämälle nelijäseniselle palkitsemis- ja nimitysvaliokunnalle, johon kuuluvat Ilkka Oyj:n hallintoneuvoston ja hallituksen puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat, sihteerinä toimii henkilöstöjohtaja. Palkitsemis- ja nimitysvaliokunta kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa, kuitenkin aina tarvittaessa. Vuonna 2023 valiokunta kokoontui neljä kertaa. Jäsenten kokouspalkkio on 400 euroa kokoukselta. Palkkiota ei kuitenkaan makseta, mikäli kokous pidetään hallituksen ja/tai hallintoneuvoston kokouspäivänä. Jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 100 %.

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksesta 15: Hallitus ei valitse palkitsemis- ja nimitysvaliokunnan jäseniä, koska yhtiöllä on hallintoneuvosto ja se nimittää ko. valiokunnan.

Palkitsemis- ja nimitysvaliokunta valmistelee ja esittää asianomaisten elinten päätettäväksi ja hyväksyttäväksi mm. seuraavat asiat

• Hallintoneuvoston erovuoroisten jäsenten tilalle valittavat jäsenet yhtiökokoukselle
• Hallituksen erovuoroisten jäsenten tilalle valittavat jäsenet hallintoneuvostolle
• Hallintoneuvoston ja hallituksen puheenjohtajat
• Hallintoneuvoston ja hallituksen puheenjohtajien ja jäsenten palkkiot
• Konsernin tytäryhtiöiden hallituksien jäsenet ja palkkiot
• Konsernin henkilöstön voittopalkkio
• Konsernin toimitusjohtajan ja hänen suorien alaisten palkat ja muut työsuhde-edut
• Ilkka Oyj:n toimitusjohtajasopimus
• Konsernin johtoryhmien tulospalkkiot
• Tilintarkastajat ja varatilintarkastajat

Muita valiokuntia ei ole perustettu.

Ilkassa ei ole perustettu tarkastusvaliokuntaa. Yhtiön liiketoiminnan laajuus, kotimarkkinalähtöisyys ja toimiala huomioiden hallitus on katsonut, ettei ole tarpeellista perustaa erillistä tarkastusvaliokuntaa. Hallitus huolehtii tarkastusvaliokunnan tehtävistä.

Tilintarkastusyhteisön kanssa sovitaan laajempia kokonaisuuksia, joita he käyvät läpi ja joista he raportoivat yhtiön toimitusjohtajalle ja hallituksen puheenjohtajalle. Raportin tärkeimmät osat käydään läpi hallituksessa.

Ilkka Oyj:n toimitusjohtaja toimii konsernijohtajana, jolloin hän vastaa koko konsernin toiminnasta konsernihallituksen hyväksymien ja antamien tavoitteiden ja ohjeiden mukaan. Konsernijohtaja huolehtii Ilkka Oyj:n toimitusjohtajana sen juoksevasta hallinnosta ja asetettujen tavoitteiden toteuttamisesta sekä asioiden valmistelusta hallituksen antamin ohjein. Konsernijohtajalle ovat 2023 raportoineet media- ja markkinointipalveluiden johtaja, markkinoinnin ja viestinnän teknologiapalveluiden johtaja ja painopalveluiden operatiivinen johtaja sekä emoyhtiön tukipalveluista vastaavat henkilöt. Ilkka Oyj:n hallitus päätti 14.8.2023 muutoksista johdon vastuualueissa ja konsernin johtoryhmän kokoonpanossa osana konsernin strategiauudistusta. 1.1.2024 alkaen konsernijohtajalle raportoivat markkinointi- ja teknologiapalvelut liiketoiminta-alueen johtaja, Liana Technologies Oy:n toimitusjohtaja ja konsernin CDO ja mediapalvelut liiketoiminta-alueen johtaja sekä emoyhtiön tukipalveluista vastaavat henkilöt.

Konsernijohtajalla on apunaan konsernin johtoryhmä, jonka nimeää konsernin hallitus toimitusjohtajan esittämänä.

Konsernin johtoryhmän perustarkoitus on konsernijohtajan tukena ohjata ja kehittää konsernin liiketoimintaa siten, että johtoryhmän esittämät ja hallituksen hyväksymät strategiset tavoitteet saavutetaan. Konsernin johtoryhmään on vuonna 2023 kuulunut emoyhtiön toimitusjohtaja puheenjohtajana, talousjohtaja, henkilöstöjohtaja, kehitysjohtaja, media- ja markkinointipalvelujen liiketoimintajohtaja, maakuntalehti Ilkka-Pohjalaisen päätoimittaja sekä Liana Technologies Oy:n toimitusjohtaja. Maakuntalehti Ilkka-Pohjalaisen päätoimittaja jäi pois konsernin johtoryhmästä 14.8.2023 organisoitumiseen liittyneiden muutosten yhteydessä. Mediapalveluiden liiketoiminta-alueen johtaja on 14.8.2023 alkaen ollut konsernin johtoryhmän jäsen. Konsernin johtoryhmään 1.1.2024 alkaen kuuluu emoyhtiön toimitusjohtaja puheenjohtajana, talousjohtaja, henkilöstöjohtaja, kehitysjohtaja, markkinointi- ja teknologiapalvelut liiketoiminta-alueen johtaja, Liana Technologies Oy:n toimitusjohtaja ja konsernin CDO sekä mediapalvelut liiketoiminta-alueen johtaja. Johtoryhmän sihteerinä toimii konsernin johdon asiantuntija. Konsernin johtoryhmän tehtävät on määritelty toimintaohjeessa, jonka hallitus on hyväksynyt.

Vuonna 2023 konsernin johtoryhmä kokoontui 12 kertaa.

Taloudellinen raportointiprosessi

Ilkassa taloushallinto on keskitetty pääsääntöisesti emoyhtiöön. Keskitetyllä toiminnalla varmistetaan yhdenmukainen raportointi konsernissa ja se, että saadaan ajallaan oikeaa ja luotettavaa tietoa. Taloudellisesta raportointiprosessista käytännön vastuu on toimitusjohtajan alaisuudessa toimivalla talousjohtajalla. Liiketoiminnan, varainhoidon ja riskien valvontaa varten on konsernissa taloudellisen raportoinnin järjestelmät. Hallitus on hyväksynyt johtamisorganisaation, sen toimivaltuudet ja toimintaohjeet.

Sisäinen valvonta

Sisäistä valvontaa toteutetaan johdon valmistelemien ja hallituksen hyväksymien toimintaohjeiden ja –periaatteiden mukaan. Konsernin taloudellista kehitystä ja tavoitteiden toteutumista seurataan konsernissa sovittujen raportointikäytäntöjen avulla. Hallituksen kokouksissa käsitellään mm. tilinpäätös ja osa- ja puolivuosikatsaukset sekä konsernin ja tytäryhtiöiden kuukausiraportit. Lisäksi hallitus kokoontuu vähintään kerran vuodessa strategiakokoukseen. Hallitus vahvistaa seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja budjetin, jonka yhteydessä hallitus vahvistaa seuraavan vuoden investoinnit. Konsernin koko ja toimiala huomioiden on hallituksen jäsenten mahdollista saada kokonaisnäkemys yhtiön rakenteesta, liiketoiminnasta, markkinoista ja sisäisen valvonnan tasosta.

Riskienhallinta

Ilkan riskienhallintapolitiikka on osa konsernihallituksen hyväksymää johtamisjärjestelmää. Riskienhallinnan avulla tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan yritystoiminnassa esiintyviä mahdollisuuksia, uhkia ja riskejä. Riskienhallinnan tavoitteena on toiminnan jatkuvuuden turvaaminen sekä asetettujen tavoitteiden saavuttaminen.

Ilkan johtamisjärjestelmä sisältää vuosittaiset hallituksen vahvistamat riskikartoitukset. Operatiivinen johto emo- ja tytäryhtiöissä vastaa kattavan ja ajantasaisen riskienhallinnan järjestämisestä. Riskienhallintavastuut on todettujen avainriskien osalta määritelty ja riskeistä vastaavilla on riittävät valmiudet riskienhallintatehtäviin. Omaisuusvahinkoihin, liiketoiminnan keskeytymiseen ja toiminnan vastuisiin on varauduttu vakuutuksin.

Sisäinen tarkastus

Ilkka Oyj:llä ei liiketoiminnan laatu ja laajuus huomioon ottaen ole erillistä sisäistä tarkastusta, mutta tilintarkastajien tilintarkastussuunnitelmassa otetaan huomioon, ettei yhtiöllä ole omaa sisäistä tarkastustoimintoa. Tilintarkastusyhteisön kanssa sovitaan laajempia kokonaisuuksia, joita he käyvät läpi ja joista he raportoivat yhtiön toimitusjohtajalle ja hallituksen puheenjohtajalle. Raportin tärkeimmät osat käydään läpi hallituksessa.

Markkinoiden väärinkäyttöasetus ((EU) N:o 596/2014 (MAR)) astui voimaan 3.7.2016. MAR sääntelee markkinoiden väärinkäyttöä eli sisäpiirikauppoja, sisäpiiritiedon laitonta ilmaisemista, markkinoiden manipulointia ja sisäpiiritiedon julkistamista sekä vahvistaa yhtenäisen sääntelykehityksen tämän osalta Euroopan unionin alueella.

Ilkalla on velvollisuus 3.7.2016 lähtien pitää sisäpiiriluetteloja markkinoiden väärinkäyttöasetuksessa tarkoitetuista henkilöistä, joilla on pääsy sisäpiiritietoon. Ilkka Oyj:ssä sisäpiiriläiset on jaettu ilmoitusvelvollisiin johtohenkilöihin, joita ovat hallituksen, hallintoneuvoston ja konsernin johtoryhmän jäsenet sekä hankekohtaisiin sisäpiiriläisiin, johon kuuluvat henkilöt määritellään erikseen. Kumpikaan rekistereistä ei ole julkinen. Sisäpiirivastaavana toimii konsernin talousjohtaja. Johdon ilmoitusvelvolliset ovat velvollisia ilmoittamaan rekisteriin merkittyihin tietoihin tulevista muutoksista viipymättä Ilkka Oyj:n rekisterin hoitajalle (johdon asiantuntija Petra Rintala). Lisäksi rekisterin hoitaja lähettää vuosittain rekisteriin merkityille tarkistettavaksi otteen rekisteriin merkityistä tiedoista.

Ilkka Oyj noudattaa Nasdaq Helsingin, Keskuskauppakamarin ja Elinkeinoelämän keskusliiton sisäpiiriohjetta (Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohje). Lisäksi hallitus on vahvistanut Ilkka Oyj:n sisäpiiriohjeen, joka on toimitettu ilmoitusvelvollisille johtohenkilöille ja koko konsernin henkilöstölle. Ns. ”suljettu ikkuna” aika on 30 päivää ennen tilinpäätöstiedotteen ja osa- ja puolivuosikatsauksen julkistamista. Johdon ilmoitusvelvolliset tai muut kaupankäyntirajoituksen piirissä olevat henkilöt eivät saa käydä kauppaa Ilkka Oyj:n rahoitusvälineillä 30 päivää ennen tilinpäätöstiedotteen ja osa- ja puolivuosikatsauksen julkistamista.

MAR velvoittaa ilmoitusvelvollisia johtohenkilöiltä ilmoittamaan Ilkalle ja Finanssivalvonnalle Ilkka Oyj:n rahoitusvälineillä tekemänsä liiketoimet, jotka ylittävät vuosittaisen 20 000 euron raja-arvon (4.12.2024 lähtien uusi ohjeistus. Aikaisempi raja-arvo oli 5 000 euroa). Ilmoitus on tehtävä viipymättä tai viimeistään seuraavana arkipäivänä liiketoimen toteuttamisen jälkeen. Liiketoimen ilmoitukset tehdään Finanssivalvonnan sähköisellä lomakkeella ja toimitetaan Ilkalle sähköpostitse. Tämän lisäksi Ilkalla on velvollisuus julkistaa ilmoitettujen tietojen perusteella pörssitiedote kolmen työpäivän kuluessa liiketoimea koskevan ilmoituksen vastaanottamisesta.

Finanssivalvonnan sähköinen ilmoituslomake ja ohjeet ilmoituksen tekemiseen löytyvät osoitteesta www.finanssivalvonta.fi.

Ohjeet johtohenkilöiden liiketoimi-ilmoitusten tekemiseen löytyy myös Ilkka Oyj:n verkkosivuilta.

Johdon ilmoitusvelvollisten ja heidän lähipiirinsä liiketoimi-ilmoituksia voit tarkastella 3.7.2016 alkaen täältä.

Vuonna 2024 suljettu ikkuna ajankohdat ovat vuoden 2023 tilinpäätöstiedotteen osalta 23.1.-22.2.2024 ja vuoden 2024 osa- ja puolivuosikatsausten osalta 6.4.-6.5.2024, 13.7.-12.8.2024 sekä 5.10.-4.11.2024.

Vuonna 2023 suljettu ikkuna ajankohdat olivat vuoden 2022 tilinpäätöstiedotteen osalta 24.1.-23.2.2023 ja vuoden 2023 osa- ja puolivuosikatsausten osalta 8.4.-8.5.2023, 15.7.-14.8.2023 sekä 7.10.-6.11.2023.

Yhtiöllä on yksi tilintarkastaja, jonka on oltava Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö.

Ilkka Oyj:n vuoden 2023 varsinainen yhtiökokous valitsi varsinaisiksi tilintarkastajiksi Ernst & Young Oy, tilintarkastusyhteisön, päävastuullisena tilintarkastajana KHT Terhi Mäkinen. Valvontatilintarkastuksen on suorittanut Ernst & Young Oy, tilintarkastusyhteisö.

Tilintarkastajille maksettiin konsernissa palkkioita tilintarkastuksesta vuonna 2023 yhteensä 133 tuhatta euroa ja muista palveluista 26 tuhatta euroa. Ernst & Young Oy:lle maksettiin vuonna 2023 Ilkka-konsernin yhtiöiden tilintarkastuksesta 125 tuhatta euroa ja muista palveluista 26 tuhatta euroa. Ulkomaisissa tytäryhtiöissä maksettiin tilintarkastuspalkkioita muille tilintarkastusyhteisöille yhteensä 8 tuhatta euroa.

Ilkka-konsernin ulkoisesta tiedottamisesta vastaa Ilkka Oyj:n toimitusjohtaja. Ilkan sijoittaja- ja mediasuhteita hoitavat konsernin talouspalvelut ja johdon asiantuntija toimitusjohtajan johdolla. Talouspalvelut ja johdon asiantuntija vastaavat toimitusjohtajan johdolla myös pörssitiedottamisesta ja sijoittajainformaatiosta verkossa.

Yhtiöllä ei ole tiedossa sitä koskevia osakassopimuksia.