Tietosuoja

Tietosuojapolitiikassa määritellään, kuinka kaikissa Ilkan toiminnoissa ja toimipaikoissa pyritään varmistamaan henkilötietojen lainmukainen käsittely ja tietosuojan laatu sekä taso.

Tietosuojalauseke tarjoaa Ilkka Oyj:n sekä sen tytäryhtiöiden I-Mediat Oy:n ja I-print Oy:n palveluita ja tuotteita käyttäville tietoa siitä, miten käytämme henkilötietoja. Keräämme tietoja asiakkaistamme liiketoiminnan mahdollistamiseksi sekä palveluidemme ja tuotteidemme kehittämiseksi.

Tietosuojapolitiikka

Ilkan tietosuojapolitiikka

Ilkka Oyj:n hallinnointiperiaatteiden mukaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yhtenä osana on tietosuoja ja siitä huolehtiminen.

Tietosuojapolitiikassa määritellään, kuinka kaikissa Ilkan toiminnoissa ja toimipaikoissa pyritään varmistamaan henkilötietojen lainmukainen käsittely ja tietosuojan laatu sekä taso.

Tietosuojapolitiikka päivitetään tarpeen mukaan.

Tietosuojapolitiikan kattavuus ja tavoitteet

Tietosuojaan kuuluvat henkilöiden yksityiselämän suoja ja yksityisyyden suojaa turvaavat muut oikeudet henkilötietoja käsiteltäessä.

Tietosuojapolitiikan avulla pyritään turvaamaan lainsäädännön mukaiset henkilötietojen käyttöön liittyvät Ilkan tai sen tytäryhtiöiden asiakkaiden, työntekijöiden ja muihin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden oikeudet sekä varmistamaan tietojen käsittelijän oikeudet sekä velvollisuuksien noudattaminen henkilötietoja käsiteltäessä.

Tietosuojaa toteutettaessa kiinnitetään erityistä huomiota henkilötietojen salassapitoon sekä siihen, ettei asiattomilla ole pääsyä tietoihin ja ettei tietoja käytetä henkilöä vahingoittavasti.

Tietosuojalla on kiinteä yhteys tietoturvaan. Ilkka Oyj:n tietoturvapolitiikka määrittelee, mitä tarkoitetaan tietoturvalla ja kuinka sitä ylläpidetään.

Tietojen elinkaari ja käyttö

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen, laissa määriteltyyn muuhun perusteeseen tai perusteltuihin ja lain tai asetusten sallimiin tarkoituksiin.

Henkilötietoja käsitellään vain perustellun käyttötarkoituksen johdosta ja vain siinä määrin ja niin kauan, kun se on kunkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Käytettävien tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus pyritään varmistamaan luotettavasti. Kun tiedot eivät enää ole käyttötarkoituksensa vuoksi tarpeellisia, tiedot poistetaan tai tuhotaan asianmukaisesti.

Tietoja käytetään niitä kerättäessä kuvattuihin tarkoituksiin lainsäädännön kulloinkin sallimissa rajoissa. Tietoja luovutetaan vain nimenomaisesti kerrotulla tai laissa mainitulla perusteella ja nimenomaisesti kerrotuille tai laissa mainituille luovutuksen saajille.

Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Yksittäisissä tapauksissa tietojen siirron yhteydessä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisteröityjen informointi

Rekisterinpitäjä on se Ilkka Oyj-konserniin kuuluva yhtiö, jonka käyttötarkoituksia varten henkilötiedot on kerätty. Kustakin henkilörekisteristä laaditaan lainsäädännön edellyttämät tietosuojaselosteet ja tarvittaessa muut dokumentaatiot tai ilmoitukset. Rekisteröidyille tarjotaan laissa tarkoitettu tai muuten tarpeellinen informaatio henkilötietojen käsittelystä tietoja kerättäessä sekä mahdollisuuksien mukaan myös muulla tavoin, esim. rekisterinpitäjien verkkosivuilla.

Vastuut ja organisointi

Vastuu tietosuojan toteuttamisesta on liiketoiminta- ja konsernijohdolla. Jokaisen Ilkka Oyj:n henkilökunnan jäsenen tulee tuntea ja hallita oman vastuualueensa tietosuojasääntelyn perusperiaatteet ja -riskit.

Ilkka Oyj on nimittänyt tietosuojavastaavan, jonka tehtävänä on ohjata ja avustaa sekä kehittää ja valvoa tietosuojalainsäädännön vaatimusten toteutumista koko konsernissa sekä tarvittaessa olla viranomaisiin yhteydessä. Ilkka Oyj:n kehitys ja tietohallinto-osasto avustaa tietosuojavastaavaa ja liiketoimintoja tietosuojaan liittyvissä teknisissä ratkaisuissa.

Ilkka Oyj:n kehitys- ja tietohallinto-osasto toimii tietoturvan teknisenä asiantuntijaorganisaationa. Se ohjaa ja kehittää tietoturvan toteutumista.

Jokainen liiketoimintayksikkö vastaa hankkiessaan sellaisia palveluja, joissa asetuksessa kuvattuja tietoja käsitellään, että palveluntuottaja noudattaa toiminnassaan lainsäädäntöä ja asetuksia, joita henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava ja että käytettävät tietojärjestelmät vastaavat teknisesti tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Henkilötietoihin pääsevien ja rekistereitä käsittelevien palvelutuottajien kanssa tehdään lainsäädännössä määritellyt sopimukset.

Tietosuojan varmistaminen

Tietosuoja-asiat kuuluvat osana kaikkien uusien työntekijöiden perehdytykseen ja niistä järjestetään koulutuksia kaikille työntekijöille.

Henkilötietoja sisältävien tietojärjestelmien käyttö rajataan vain niille, joiden työtehtäviin se kuuluu ja joille on järjestelmäkohtaisesti annettu erilaisilla käyttäjähallintaratkaisuilla järjestelmään eritasoisia käyttäjäoikeuksia.

Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo lainsäädännöissä säännelty tai erikseen sovittu ja dokumentoitu vaitiolovelvollisuus.

Tietojärjestelmien käytön lokitietoja kerätään erikseen laissa säädetyllä tai muutoin riittävällä tarkkuudella.

Kukin liiketoimintayksikkö tai rekisterinpitäjä arvioi ja vastaa tietosuojan toteutumisesta omissa toiminnoissaan.

Menettely tietosuojan vaarantuessa

Henkilötietojen käsittelyä koskevien lakien, tämän tietosuojapolitiikan tai sen perusteella annetun ohjeistuksen vastainen toiminta vaarantaa tietosuojan.

Tietosuojaa vaarantava toiminta, mikäli se täyttää lainsäädännössä kuvatun rangaistavan toiminnan tunnusmerkistön, annetaan viranomaisten tutkittavaksi. Jos vaaraa aiheuttava toiminta ei täytä em. tunnusmerkistöä, mutta vaarantaa tietosuojaa, voi asiasta seurata huomautus, varoitus tai työsuhteen päättäminen.

Mikäli tietosuojan epäillään tai havaitaan vaarantuneen, asia tutkitaan viipymättä. Tietosuojaloukkauksista ilmoitetaan viipymättä viranomaisille ja tarvittaessa myös tietosuojaloukkauksen kohteeksi joutuneelle rekisteröidylle siten kuin lainsäädännössä on määritelty.

Tiedottaminen henkilöstölle, rekisteröidyille ja sidosryhmille

Tästä tietosuojapolitiikasta ja sen muutoksista tiedotetaan Ilkka Oyj:n henkilöstölle tiedotustilaisuuksissa ja sähköpostitse. Tietosuojapolitikka on julkaistu Ilkka Oyj:n kotisivuilla ja se on saatavilla myös Ilkka Oyj:n intranetistä

Tietosuojapolitiikan vahvistaminen

Ilkka-Yhtymä Oyj:n tietosuojapolitiikka on vahvistettu hallituksen kokouksessa 19.4.2018.

13.4.2018, Ilkka-Yhtymä Oyj, versio 1.01

6.10.2022, Ilkka Oyj, versio 1.02 (muutettu yhtiön nimi Ilkka-Yhtymä Oyj:stä Ilkka Oyj:ksi)

Tietosuojalauseke

Tämä tietosuojalauseke tarjoaa Ilkka Oyj:n sekä sen tytäryhtiöiden I-Mediat Oy:n ja I-print Oy:n palveluita ja tuotteita käyttäville tietoa siitä, miten käytämme henkilötietoja. Keräämme tietoja asiakkaistamme liiketoiminnan mahdollistamiseksi sekä palveluidemme ja tuotteidemme kehittämiseksi. Emme käytä henkilötietoja markkinointitarkoituksiin ilman laillista lupaa tai asiakkaan suostumusta. Olemme sitoutuneet huolehtimaan kaikkien asiakkaidemme tietojen turvallisesta ja lainmukaisesta käsittelystä.

Rekisterikohtaisiin rekisteriselosteisiimme pääset tutustumaan täältä

******************************************************************

1. Millaisia tietoja minusta kerätään?
2. Mihin tarkoitukseen tietojani kerätään?
3. Millä perusteella henkilötietojani käsitellään?
4. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
5. Miten henkilötietojani suojataan?
6. Kuka henkilötietojani käsittelee?
7. Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
8. Tietojen käsittely ETA-alueen alueen ulkopuolella
9. Evästekäytännöt
10. Kuinka voin vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn?
11. Mobiilisovellusten tietosuoja
12. Alaikäisten henkilötiedot
13. Tietosuojalausekkeen muutokset
14. Kuinka otan yhteyttä

******************************************************************

1. Millaisia tietoja minusta kerätään?

Keräämme asiakkaasta kohdassa 2. mainittujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa asiakkaasta kerätään missäkin tilanteessa.

Asiakkaan antamat tai asiakkuuteen liittyvät tiedot:

Kuluttaja-asiakkaat:

– Yhteystiedot kuten, asiakkaan nimi, syntymäaika ja/tai ikä, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten asiakasnumero, laskutus-, perintä ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet, arvonta- ja kilpailuvastaukset sekä peruutustiedot
– Verkkopalvelun rekisteröitymis- ja verkkoasioinnin tapahtumatiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus tai verkkotapahtuma
– Henkilötunnus luottokaupassa
– Luvat, suostumukset ja kiellot
– Kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
– Käyttäjän antamat profiili- ja kiinnostustiedot
– Puhelutallenteet
– Verkkosivustoille jätetyt kommentit ja palautteet
– Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot.

Palvelumme ja tuotteemme ovat suunnattu täysi-ikäisille asiakkaille, eikä niitä voi ostaa tai tilata alaikäiselle. Emme tietoisesti käsittele tai tallenna alaikäisten henkilötietoja, emmekä muodosta henkilöistä vain lapsia koskevia kohderyhmiä.

Yritysasiakkaat tai yhteistyökumppanit henkilötiedot:

• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• työnantajan tiedot, kuten työnantajan nimi, y-tunnus, toimiala ja yhteystiedot;
• tehtäviin ja asemaan liittyvät tiedot, kuten vastuualue ja hallituksen jäsenyys;
• asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot
• suostumukset tai kiellot
• kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
• puhelutallenteet
• muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Kaikkia edellä mainittuja koskee seuraavat tiedonkeruutavat:

Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot:

• Palvelun ominaisuuksien käyttö- ja selaustiedot, mainokset, joita on näytetty, sekä tiedot mainosten klikkaamisista.
• Sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivuillemme, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.
  • Digitaalisen tilin, kuten I-Mediatilin, kautta tunnistetun käyttäjän tunnisteena on tyypillisesti sattumanvaraisesti luotu numerosarja.
  • Havainnoidun, ei tunnistetun, käyttäjän tunnisteena on tyypillisesti eväste tai muu vastaava tunniste.
• Päätelaitteen sijaintitiedot, kuten esimerkiksi GPS:n avulla lasketut koordinaatit, mikäli käyttäjä on tätä varten antanut nimenomaisen luvan tai IP-osoitteen perusteella.

Palveluiden käytöstä tai muista tiedoista johdetut tiedot:

Johdetulla tiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on päätelty analytiikan avulla palvelun havaitusta käytöstä ja / tai asiakkaan itse antamista tiedoista, kuten esimerkiksi käyttäjän mahdolliset kiinnostuksen kohteet tai segmentointi tietynlaisten käyttäjien ryhmään.

• Voimme yhdistää palveluiden käytöstä havainnoituja tietoja rekisteröidyn antamiin tietoihin, kun tunnistamme rekisteröidyn esimerkiksi hänen kirjautuessa digitaaliselle tilille tai saapuessa verkkosivustolle asiakas- tai markkinointisähköpostin kautta. Käytämme tietoja tilastointiin ja analysointiin, palveluiden ja liiketoiminnan kehittämiseen sekä sisältöjen, mainonnan ja markkinointiviestien räätälöintiin.
• Voimme päätellä analytiikan avulla palvelun havainnoiduista tiedoista ja/tai rekisteröidyn itse antamista tiedoista esimerkiksi rekisteröidyn mahdolliset kiinnostuksen kohteet ja segmentoida rekisteröidyn tietynlaisten käyttäjien ryhmään. Voimme yhdistää palveluiden käytöstä havainnoituja tietoja rekisteröidyn antamiin tietoihin, kun tunnistamme rekisteröidyn esimerkiksi hänen kirjautuessa digitaaliselle tilille tai saapuessa verkkosivustolle asiakas- tai markkinointisähköpostin kautta. Käytämme tietoja tilastointiin ja analysointiin, palveluiden ja liiketoiminnan kehittämiseen sekä sisältöjen, mainonnan ja markkinointiviestien räätälöintiin.
• Mikäli käsittelemme tietoja muuhun kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, varmistamme, että käsittely on yhteensopivaa sen tarkoituksen kanssa, jota varten tiedot alun perin kerättiin.

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot:

Potentiaalisista asiakkaista, kuten palveluistamme mahdollisesti kiinnostuneista henkilöistä tai entisistä asiakkaistamme, käsittelemme tyypillisesti tiedot nimestä, yhteystiedoista, iästä, sukupuolesta, äidinkielestä, arvosta tai ammatista sekä muusta tunnistetiedosta, kuten kohderyhmätiedosta.
Voimme käsitellä myös entisten asiakkaiden aikaisempiin tilauksiin liittyviä tietoja.

Potentiaalisista yritysasiakkaiden tai yhteistyökumppanien yhteyshenkilöistä käsittelemme lisäksi henkilön työtehtäviin liittyviä tietoja, kuten asema tai vastuualue yrityksessä.

Markkinointirekisterimme tiedot:

Tallennamme markkinointirekisteriin tiedot käyttäjän nimestä, arvosta tai ammatista, iästä, sukupuolesta ja äidinkielestä sekä suppean yhteenvedon tilaus- ja tarjoushistoriasta sekä yhteystiedot yhteydenottoa varten. Voimme merkitä käyttäjän tiedot markkinointirekisteriimme, kun tämän asiakkuus on päättynyt tai jos käyttäjä on antanut meille yhteystietonsa esimerkiksi kilpailun yhteydessä.

Evästeillä ja muilla vastaavilla tekniikoilla palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot:

Näitä tietoja ovat mm.:

• palvelun ominaisuuksien käyttö- ja selaustiedot
• sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivuillemme
• laitteen malli
• yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste
• selain ja selaimen versio
• IP-osoite
• istunnon aika ja kesto
• näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä

Muualta hankittavat tiedot:

Saatamme käyttää tietojen päivittämisessä ja rikastamisessa ulkopuolisia tietolähteitä, kuten Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämää ns. Robinson-rekisteriä sekä Väestötietojärjestelmää, Postin osoitetietojärjestelmää, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereitä ja muita vastaavia yksityisiä ja julkisia rekistereitä.

Mikäli käsittelemme tietoja muuhun kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, varmistamme, että käsittely on yhteensopivaa sen tarkoituksen kanssa, jota varten tiedot alun perin kerättiin.

Kun ylläpidämme sivuja sosiaalisen median palveluissa, olemme palvelun käyttäjän kanssa yhteisrekisterinpitäjiä eri palvelujen kävijätietojen osalta. Esimerkiksi Facebookin palveluissa, Facebook ja I-Mediat ovat yhteisrekisterinpitäjiä I-Mediat Oy:n ja sen eri tuotteiden/palvelujen Facebookin eri palvelujen kävijätietojen osalta. Käyttäjä saa lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Facebookin tietosuojakuvauksesta. Keräämme yhdessä Facebookin kanssa tietoja esimerkiksi Facebook-sivujemme tykkäyksistä ja vierailuista, julkaisuidemme näkyvyydestä sekä julkaisuidemme tavoittaneiden henkilöiden demografiaprofiileista aggregoitua raportointia varten.

2. Mihin tarkoitukseen tietojani kerätään?

Keräämme henkilötietoja mm. tilauksen tai palvelun toimittamiseksi ja laskuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi, sisältöjen ja markkinoinnin kohdentamiseksi sekä markkinointiin ja markkina- ja mielipidetutkimuksiin, kilpailuihin, arvontoihin, analysointiin ja tilastointiin. Ilman yhteys- ja laskutustietoja emme voi toimittaa tuotetta tai palvelua, jonka rekisteröity on tilannut. Voimme myös kerätä muita rekisteröidyn antamia tietoja räätälöidäksemme sisältöjä ja markkinointia rekisteröidyn mieltymyksiä paremmin vastaavaksi.

Asiakaspalvelu ja ostaminen

Luotettavan ja henkilökohtaisen asiakaskokemuksen tuottamiseksi tarvitaan osto- ja tilaustietoihin perustuvaa dataa, kuten yhteystietoja sekä tilaushistoriaa. Asiakaspalvelumme ja myyntimme auttavat asiakasta löytämään hänelle sopivimmat tuotepaketit ja kiinnostavimmat tarjoukset sekä osaavat kertoa tuoreimmat tiedot asiakkaan ostoista. Autamme asiakasta myös eri palveluidemme käytössä.

Asiakas voi tilata ja ostaa tuotteitamme mm. puhelinmyyjiltä, verkkosivuiltamme tai suoraan asiakaspalvelumme/myyntimme kautta. Tilausten ja ostojen yhteydessä keräämme tilauksen toimittamista sekä laskuttamista varten tarpeelliset tiedot. Ostaessasi tuotteita verkkopalvelumme kautta luottokortilla tai verkkomaksulla, emme tallenna maksutietojasi, vaan ne tuotetaan kolmannen osapuolen kanssa, joka on erikoistunut turvalliseen ostotietojen käsittelyyn.

Asiakasviestintä ja markkinointi

Autamme käyttäjää löytämään kiinnostavia tarjouksia tuotteistamme ja pyrimme tarjoamaan käyttäjälle mahdollisimman henkilökohtaista asiakaspalvelua. Markkinointi ja tarjoukset perustuvat asiakkaan osto- sekä tilaushistoriaan ja digitaalisten tuotteiden käyttötietoihin. Sähköpostilla tai tekstiviesteillä markkinoimme sellaisia tuotteita, jotka ovat samankaltaisia asiakkaan aikaisemmin ostamien tuotteiden kanssa.

Mainonnan kohdentaminen

Esitämme käyttäjälle mainontaa, joka on todennäköisesti käyttäjää kiinnostavaa. Kohdennus perustuu käyttäjän asiakastietoihin sekä käyttäjästä kerätyistä tiedoista analytiikan avulla johdettuihin tietoihin, kuten laskettuihin kiinnostuksen kohteisiin tai segmentteihin.

Tuotteet ja tuotekehitys

Kehitämme jatkuvasti tuotteidemme sekä palveluidemme käyttöliittymiä ja käyttökokemuksia.

Evästeillä ja muilla vastaavilla tekniikoilla palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot:

Evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla kerätään automaattisesti tietoja, jotka auttavat meitä ymmärtämään, kuinka paljon käyttäjiä palveluillamme on, millaiset sisällöt tai mainokset ovat suosittuja ja kuinka kauan käyttäjä sisältöjä tai mainoksia tarkastelee. Tietojen avulla voimme kehittää palveluitamme ja liiketoimintaamme, räätälöidä sisältöjä käyttäjän todennäköisten mielenkiinnonkohteiden mukaan, kohdentaa mainontaa ja markkinointiviestintää sekä ehkäistä ja tutkia väärinkäytöksiä.

Muualta hankitut tiedot:

Tietojen avulla voimme varmistaa, että palveluita tuotetaan virheettömien ja ajantasaisten tietojen perusteella. Lisäksi voimme räätälöidä palvelumme yhä paremmin ennakoituja mielenkiinnon kohteita vastaavaksi.

Mikäli käsittelemme tietoja muuhun kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, varmistamme, että käsittely on yhteensopivaa sen tarkoituksen kanssa, jota varten tiedot alun perin kerättiin.

Painotoiminta

Painotoiminnassa käsittelemme pääasiassa asiakasyritystemme omistamia ja asiakasyritystemme pyynnöstä eri rekistereistä ostettuja henkilötietoja (esimerkiksi osoitteistoja) ja vain asiakkaan kanssa erikseen sovittujen käyttötarkoitusten mukaisesti. Käsittelemme henkilötietoja aina asianmukaisella huolellisuudella tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

Lakisääteiset velvoitteet

Edellä mainittujen käyttötarkoitusten lisäksi käsittelemme henkilötietoja lakisääteisiin velvollisuuksiimme, kuten kirjanpitoon, sekä väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja palveluiden jatkuvuuden takaamiseksi (esimerkiksi tallentamalla varmuuskopioita ja auditointilokeja).

Miten tietoja voidaan yhdistää                                                     

Jos käyttäjä on luonut I-Mediatilin, voimme tunnistaa käyttäjän I-Medioiden eri palveluissa ja yhdistää käyttäjän asiakastietoja, kuten tilaustietoja, eri palveluissa.

Voimme eri käyttötarkoituksia varten rikastuttaa asiakastietoja, kuten tilaustietoja, I-Mediatilin tietoja ja palveluiden käytöstä havainnoituja tietoja. I-Mediatili mahdollistaa myös sen, että voimme tunnistaa samalle käyttäjälle kuuluvia laitteita ja yhdistää näiden tietoja. Voimme yhdistää asiakastietoja ja palveluiden käytöstä havainnoituja tietoja mainonnan ja markkinointiviestien kohdentamista varten.

3. Millä perusteella henkilötietojani käsitellään?

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

Sopimus: Kun tilaat, ostat tai käytät palveluitamme, käsittelemme tietojasi perustuen sopimussuhteeseen. Sopimusta varten käsittelemme vain tietoja, jotka ovat tarpeen sovitun palvelun toimittamista varten, eli tyypillisesti yhteystietoja sekä digitaalisen tilin tai palvelun ominaisuuksien, kuten esimerkiksi digitaalisten palvelujen personoinnin, toteuttamiseen tarvittavia tietoja. Ilman edellä mainittuja tietoja emme voi tarjota palveluitamme asiakkaan tai rekisteröidyn pyynnön mukaisesti, käsitellä tilauksia, toimittaa tuotteen tai palvelun, mahdollistaa kirjautumista digitaaliselle tilille, varmentaa asiakastapahtumia, pitää yhteyttä tilaajaan sopimukseen liittyvissä asioissa, tarjota teknistä tukea tai laskuttaa palveluitamme.

Suostumus: Kun lähetämme sinulle markkinointiviestejä lupaasi perustuen tai kohdennamme sinulle mainontaa verkkopalveluissa, käsittelemme tietojasi suostumukseen perustuen.

Oikeutettu etu: Oikeutetulla edulla viitataan yrityksemme tarpeeseen käsitellä tietoa liiketoiminnan hallintaa ja kehittämistä varten. Näillä toimenpiteillä varmistamme myös asiakkaan etujen toteutumisen.
Oikeutettua etua käytämme käsittelyn perusteena seuraavissa kohdissa:

• Asiakaspalvelu (voimme palvella oikeaa henkilöä eri tilanteissa ja viestintäkanavissa)
• Suoramarkkinointi (voimme tarjota tuotteita ja palveluja oikealle henkilölle eri tilanteissa ja viestintäkanavissa ja vältämme turhat yhteydenotot)
• Tuotekehitys (kehitämme palvelujen käyttökokemusta ja ominaisuuksia perustuen eri käyttäjien käyttötapoihin)
• Liiketoiminnan raportointi (mittaamme tilausten kehittymistä ja mainosten näkyvyyttä, jotta voimme toimia tehokkaasti ja suunnitella palveluiden kehitystä)
• Väärinkäytösten ehkäisy (käyttölokien tallennus, puheluiden tallennus)

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, punnitsemme aina käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat asiakkaille. Minimoimme myös tunnistavan henkilötiedon tarpeen.

Lakisääteinen velvollisuus: Säilytämme laskutustietoja lain vaatiman ajan verotusta, kirjanpitoa tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä varten.

4. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Säilytämme asiakkaan tietoja pääsääntöisesti 48 kuukauden ajan asiakassuhteen päättymisestä, jotta voimme lähettää asiakkaalle aiempaan tilaus- tai ostoshistoriaan tai pääteltyihin mielenkiinnonkohtaisiin perustuvia tarjouksia, mahdollistaa palveluiden helpon uudelleenaktivoimisen, käyttää tietoja palveluidemme kehittämiseen sekä vastata mahdollisiin reklamaatioihin.

Säilytämme kuitenkin asiakkaiden tietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan kuin on tarpeen aikaisemmin määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Kun asiakassuhde tai muu henkilötietojen käsittelyperuste päättyy, asiakkaan henkilötiedot pääosin poistetaan. Asiakkuutta määriteltäessä huomioidaan asiakkaan ostot, tilaukset, aktiivisuus digitaalisella tilillä sekä markkinointiluvat ja uutiskirjetilaukset.

Potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytetään markkinointitarkoituksiin pääsääntöisesti 48 kuukauden ajan, mikäli henkilö ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää, eivätkä tiedot ole muutoin vanhentuneet. Henkilö voi halutessaan kieltäytyä markkinoinnista, milloin tahansa sekä pyytää tietojensa poistamista.

Ilkka Oyj tai sen tytäryhtiöt voivat olla velvoitettuja säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

5. Miten henkilötietojani suojataan?

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat esimerkiksi fyysisten ja digitaalisten materiaalien tuhoaminen, palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen anonymisointi, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.

Pyydämme huomioimaan, että internet, mobiili- ja verkkopalvelut eivät ole koskaan täysin tietoturvallisia. Rekisteröity vastaa omien tietojärjestelmiensä tietoturvan asianmukaisesta hoitamisesta.

6. Kuka henkilötietojani käsittelee?

Henkilötietoja käsitellään Ilkka Oyj:ssä sekä sen tytäryhtiöissä huolellisesti. Henkilötietoihin pääsy on rajattu vain niille henkilöille, jotka sitä työssään tarvitsevat. Huolehdimme, että henkilötietojen käsittelyyn osallistuva henkilöstö on ohjeistettu ja koulutettu asianmukaisesti.

Tietojen käsittelyyn käytämme tarvittaessa myös kolmansia osapuolia. Tällöin varmistamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä he saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Lisäksi käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Takaamme näiden yritysten kanssa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään lakien mukaisesti. Alihankkijamme huolehtivat muun muassa digitaalisten palveluiden kehittämisestä ja konsultoinnista, lehtien jakelusta, tiedon varastoinnista ja teknisestä infrastruktuurin hallinnasta, maksuliikenteen hoitamisesta, laskutuksesta, analytiikasta ja datan hallinnasta, markkinatutkimuksista ja kuluttajakyselyistä, markkinoinnin palveluista (sähköpostiviestintään liittyvät ratkaisut, puhelinmyyntiyritykset), ja mainosteknologioista sekä mediatilan myynnistä tai ostamisesta.

7. Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille pääsääntöisesti vain seuraavissa tapauksissa:

– Kun asiakas tai käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa
– Markkinointitarkoituksiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, tutkimuksiin ja tuotekehitykseen ja muihin vastaaviin selvityksiin konserniin kuuluville yhtiöille tai heidän yhteistyökumppaneilleen tietosuojalainsäädännön mukaisesti
– Voimme luovuttaa mainonnan kumppaneillemme tietoja havainnoiduista käyttäjistä mainostilan myymiseksi ja ostamiseksi sekä mainonnan kohdentamiseksi reaaliaikaisesti, mainonnan mittaamiseksi sekä kumppaneidemme tarjoamien palveluiden kehittämiseksi, väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Mainostajat eivät saa yhdistää näitä tietoja tunnistetun käyttäjän henkilötietoihin ilman käyttäjän suostumusta.
– Kohderyhmien luovuttamisen lisäksi mainonnan kohderyhmiä voidaan hyödyntää siten, että kumppani käsittelee asiakkaiden tietojen henkilötietojen käsittelijänä. Esimerkki: Mukautetut kohderyhmät voidaan muodostaa esimerkiksi siten, että rekisteröidyn sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron perusteella luodaan selaimessa salattu tunniste, jota verrataan esimerkiksi kumppanin salattuihin tunnisteisiin. Näin voidaan kohdentaa mainontaa asiakkaille tai kohderyhmille, jotka muistuttavat asiakkaiden profiileja tai ovat kokonaan uusia. Emme saa tietoa siitä, mitkä välitetyt tunnisteet päätyvät lopulliseen kohderyhmään ja mille tunnisteille ei löydy vastinetta. Kumppani ei puolestaan saa tietoa siitä, kuka tunnisteen takana on.
– Toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla sekä perintätarkoituksissa
– Liiketoimintajärjestelyjen yhteydessä voimme luovuttaa tietoja osapuolille tai osapuolten neuvonantajille.

8. Tietojen käsittely ETA-alueen alueen ulkopuolella

Jotkin kumppaneistamme saattavat sijaita EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Jos siirrämme tiedot EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolella voi perustua myös asiakkaan suostumukseen.

9. Evästekäytännöt (aiemmin kappale 6.)

Keräämme asiakkaan päätelaitetta, selainta ja palvelujen käyttö koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voidaan tunnistaa ja laskea sivustoillamme vierailevat selaimet. Tällä tavalla voidaan kerätä tietoja siitä, miten ja milloin verkkopalvelujamme käytetään sekä voimme kehittää palveluitamme käyttäjäystävällisemmiksi. Evästeiden käyttöön perustuvat tekniikat mahdollistavat muun muassa sen, että asiakkaan ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnusta ja salasanaa joka kerta uudelleen. Palveluiden käytöstä kerättyä tietoa käytetään myös kohdennetun mainonnan tai sisällön tuottamiseen.

Lisätietoja käytetyistä evästeistä löydät täältä

10. Kuinka voin vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Olemme sitoutuneet tarjoamaan asiakkaillemme valintoja ja hallintamahdollisuuksia tietosuojaan liittyen. Asiakkaamme voivat vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn mm. seuraavasti:

Tietojen tarkastaminen, muokkaaminen tai poistaminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa hänestä talletetut henkilötiedot. Asiakas voi pyytää virheellisten tietojen muokkaamista tai poistamista olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme. Mikäli asiakas haluaa tarkastaa tallennetut henkilötietonsa, pyydämme ottamaan yhteyttä asiakaspalveluumme.

Suoramarkkinoinnin kieltäminen

Asiakkaalla on oikeus kieltää henkilötietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Evästeiden tyhjentäminen ja estäminen

Selaimeen tallentuneet evästeet tyhjätään selaimen asetuksista. Halutessaan asiakas voi myös kokonaan estää evästeiden tallentumisen selaimelleen selaimen asetuksista. Huomioithan, että evästeiden estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa verkkopalveluidemme toimivuuteen ja käytettävyyteen.

Mainonnan kohdentamisen estäminen

Asiakkaalla on mahdollisuus estää kolmansien osapuolten tekemän mainonnan kohdentaminen verkkokäyttäytymisensä perusteella. Estämisen jälkeen asiakkaalle näytetään yhtä paljon mainoksia kuin aikaisemmin, mutta mainonta ei ole asiakkaan kiinnostusalueiden mukaan valittua. Kolmansien osapuolten mainonnan kohdentamisen voi estää täällä (Your Online Choises –palvelu).

Tietopyynnöt

Henkilön tietopyynnöt käsitellään lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Jotta voimme varmistua siitä, että käsittelemme vain sen henkilön tietoja, jota ne koskevat ja jolla on niihin oikeus. Oikeuksien käyttämiseksi henkilöllisyys on todennettava. Oikeuksien käyttämiseksi pyydämme lukemaan ohjeen kohdasta 14. ”Mihin voin ottaa yhteyttä”.

11. Mobiilisovellusten tietosuoja

Tarjoamiimme esimerkiksi Applen App Storen, Googlen Playn kautta saatavilla oleviin mobiilisovelluksiin sovelletaan tämän tietosuojalausekkeen lisäksi kunkin palveluntarjoajan ehtoja. Applen ehtoihin voit tutustua täällä, Googlen ehtoihin täällä.

12. Alaikäisten henkilötiedot

Maksulliset palvelumme ja tuotteemme ovat suunnattu täysi-ikäisille henkilöille, eikä niitä voi ostaa tai tilata alaikäiselle. Emme tietoisesti käsittele tai tallenna alaikäisten henkilötietoja, emmekä muodosta käyttäjistämme vain lapsia koskevia kohderyhmiä.

13. Tietosuojalausekkeeseen muutokset

Ilkka Oyj:llä on oikeus muuttaa tätä tietosuojalauseketta soveltuvin osin ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeeseen säännöllisin väliajoin.

14. Kuinka otan yhteyttä?

I-Mediat Oy,
Asiakaspalvelu,
PL 60, 60101 Seinäjoki
asiakaspalvelu@i-mediat.fi

I-print Oy
PL 21, 60101 Seinäjoki
Puh. (06) 2477 750

Tähän tietosuojalausekkeeseen liittyvät tiedustelut asiakas voi lähettää osoitteeseen:

Ilkka Oyj
Tietosuojavastaava Timo Mäkinen
PL 60, 60101 Seinäjoki

tietosuoja (at) ilkka.com

Päivitetty 4.4.2024, Ilkka Oyj, versio 2.3 (muutettu tietosuojavastaavan sähköpostiosoite)

Aikaisemmat versiot