Henkilötietojen käsittely Ilkka-konsernissa

Lehden tilaajat

Lehden tilaajat koostuvat kahdesta ryhmästä: painettujen lehtien lukijoista ja sähköisten lehtien lukijoista. Näiden osalta käsitellyt henkilötiedot poikkeavat hieman toisistaan. Sähköisen lehden lukijoista käsitellään henkilötietoja hieman laajemmin ja siihen liittyvät erityispiirteet on kuvattu sitä koskevassa luvussa. Painettujen lehtien lukijoita koskeva henkilötietojen käsittely pätee molempiin ryhmiin.

Lehden tilaajaksi luetaan henkilöt, jotka ovat joko itse tilanneet lehden tai saaneet lehden lahjaksi kolmannen osapuolen tilaukseen perustuen.

Jos tilaat lehden verkosta ja haluat valita maksutavaksi laskun, tunnistautuminen tehdään vahvalla tunnistautumisella ja samassa yhteydessä kerätään henkilötunnus. Henkilötunnus voidaan kerätä myös muissa tilauskanavissa, jos maksutapa on lasku. Henkilötunnuksen käsittelyn perusteena on se, että toimitettu palvelu laskutetaan jälkikäteen, mikä on luottokauppaan verrattava tilanne.

Painettujen lehtien lukijat

Käsittelemme lehtitilaajien osalta seuraavia henkilötietoja

• Yhteystiedot kuten, asiakkaan nimi, syntymäaika, osoite, yhteystiedot
• Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten asiakasnumero, laskutus-, luotto-, perintä- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, sekä peruutustiedot
• Henkilötunnus luottokaupassa ja laskutussuhteessa
• Luvat, suostumukset ja kiellot

Näitä tietoja käsitellään asiakkaan ja meidän välisen sopimuksen perusteella palveluiden toimittamiseksi ja laskuttamiseksi. Käsittelyyn liittyy myös lakisääteisiä velvoitteitamme, kuten kirjanpitolain noudattaminen.  

Tietojen lähteenä on aina asiakas itse tai lahjatilauksen yhteydessä kolmas osapuoli, joka on tiedot meille luovuttanut. Saamme näihin tietoihin päivityksiä mm. Postin osoiterekisteristä tai Digi- ja Väestötietoviraston poimintapalvelusta. Luottotietotarkistukset teemme Suomen Asiakastiedon rekisteristä.

Edellisten lisäksi käsittelemme myös:

• Ikä ja sukupuoli asiakkuuden taustatietoina
• asiakaspalautteita ja niiden sisältöjä

Näitä tietoja käsittelemme oikeutetun etumme perusteella liiketoimintamme ja palveluiden kehittämiseksi ja tarjoamiseksi erilaisten asiakastiedoista tuotettujen tilastojen avulla. Tiedot auttavat mm. tuotteiden ja niiden sisältöjen parantamisessa ja markkinoinnin suunnittelussa. 

Tietoja säilytetään sopimussuhteen ajan ja 48 kuukautta sopimuksen päättymisestä. Kirjanpitolainsäädännön mukaisia laskutustositteita säilytetään kuitenkin vähintään kirjanpitolainsäädännön vaatiman 6 vuoden ajan.  

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti ETA-alueen sisäpuolella. Chat-palvelumme on kuitenkin ylläpidetty Yhdysvalloissa, joten jos asioit sen kautta, välitetään viestisi ja antamasi tiedot meille Yhdysvaltalaisen toimijan alustalta. Siirrossa käytämme mekanismina komission hyväksymiä vakiomuotoisia sopimuslausekkeita ja olemme arvioineet tiedonsiirtoon liittyvät riskit ja ottaneet käyttöön niitä vastaavat lisäsuojakeinot.

Sähköisten lehtien lukijat

Sähköisen lehden lukijoista käsitellään samoja tietoja samalla tavalla kuin painettujen lehtien lukijoiden tietoja, jotka on kerrottu edellisessä kohdassa. Koska kyseessä on sähköinen palvelu, tallentuu palvelun osalta sen käyttöön liittyvää tietoa sekä I-Mediatilille tallennettuja tietoja.

• Verkkopalvelun rekisteröitymis- ja verkkoasioinnin tapahtumatiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus tai verkkotapahtuma
• Tilitiedoissa on myös tilaustiedot, ostoshistoria ja käyttämäsi laitteet. Näitä tietoja pääset itse katselemaan ja muokkaamaan tilisi tiedoissa kirjautumalla sisään tiliisi ja valitsemalla osio Omat tiedot

Verkkopalveluiden käytöstä tallentuu myös muita tietoja ja näistä saat tarkemmin tietoja tämän selosteen osiosta Verkkosivustovierailijat.

Näitä tietoja käsittelemme oikeutetun etumme perusteella liiketoimintamme ja palveluiden kehittämiseksi ja tarjoamiseksi erilaisten asiakastiedoista tuotettujen tilastojen avulla. Tiedot auttavat mm. tuotteiden ja niiden sisältöjen parantamisessa ja markkinoinnin suunnittelussa. Sähköisillä alustoilla kerättyjä tietoja käytetään myös palveluiden tietoturvallisuuden varmistamiseksi.   

I-Mediatilin toimittamiseen käytetty alusta ylläpidetään Yhdysvalloissa, joten tilin tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle. Siirtomekanismina Yhdysvaltoihin käytetään komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, koska kyseiset yhtiöt ovat sertifioituneet EU-US tietosuojakehykseen. Muissa siirrossa käytämme mekanismina komission hyväksymiä vakiomuotoisia sopimuslausekkeita ja olemme arvioineet tiedonsiirtoon liittyvät riskit ja ottaneet käyttöön niitä vastaavat lisäsuojakeinot.

Tilin tietoja säilytetään niin kauan kuin tili on voimassa, ostoshistoriaa ja tilaustietoja 6 vuotta niiden päättymisestä. Jos muokkaat tilin hallinnassa tietojasi tai poistat niitä, vanhoja tietoja ei enää säilytetä. Tekniset lokitiedot tilin tapahtumista ja kirjautumisista eivät säily kuin muutamia kuukausia.    

Osio päivitetty viimeksi 1.9.2023

Mainosmyyntiasiakkaat

Mainosmyyntiasiakkaat ovat yrityksiä, yhteisöjä ja yksityisiä henkilöitä, jotka ilmoittavat konsernin lehdissä tai muissa kanavissa. Käsiteltävät henkilötiedot ovat:

• Yhteystiedot kuten, asiakkaan nimi, osoite ja puhelinnumero sekä organisaation ollessa kyseessä, organisaation tiedot ja edustajien nimet, yhteystiedot, tittelit sekä vastuualueet
• Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten tiedot julkaistuista ilmoituksista, laskutuksesta, luotonvalvonnasta sekä palautteista
• Henkilötunnus luottokaupassa ja laskutukseen perustuvissa palveluissa, jos toimeksiantaja yksityinen henkilö. Muutoin organisaation Y-tunnus.

Näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuusperusteena on meidän ja asiakkaan välinen sopimus ja palveluiden toimitus ja laskutus. Lisäksi meitä sitoo mm. kirjanpitolainsäädännön velvoitteet. Tietoja säilytetään 6 vuotta palvelun toimituksen päättymisestä.

Lisäksi käsittelemme asiakkaistamme seuraavia tietoja:

• Asiakkaan taustatietoja, kuten toimiala, asiakkaan tyyppi tai ryhmä meillä, sukupuoli
• Saadut asiakaspalautteet ja viestinnän sisältö

Näitä tietoja käsittelemme oikeutetun etumme perusteella liiketoimintamme ja palveluiden kehittämiseksi ja tarjoamiseksi erilaisten asiakastiedoista tuotettujen tilastojen avulla. Tiedot auttavat mm. tuotteiden ja niiden sisältöjen parantamisessa ja markkinoinnin suunnittelussa.

Tiedot saadaan aina asiakkaalta itseltään, mutta niitä täydennetään organisaatioiden osalta yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä tai yhdistysrekisteristä. Luottotiedot saadaan Suomen Asiakastiedon rekisteristä.

Tietoja säilytetään sopimussuhteen ajan ja 48 kuukautta sopimuksen päättymisestä. Kirjanpitolainsäädännön mukaisia laskutustositteita säilytetään kuitenkin vähintään kirjanpitolainsäädännön vaatiman 6 vuoden ajan. 

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti ETA-alueen sisäpuolella. Vikatilanteissa voimme joutua siirtämään tietokantojen sisältämiä tietoja Yhdysvaltalaiselle kumppanille. Nämä siirrot ovat kuitenkin satunnaisia. Lisäksi joidenkin järjestelmien ylläpito on Microsoftilla ja vaikka tietojen pysyväksi sijainniksi on valittu EU-alue, voi yhdysvaltalaisilla viranomaisilla olla mahdollisuus päästä näiden järjestelmien sisältämiin tietoihin. Näitä tietoja ovat mm. asiakkaan nimi, asiakasryhmä, henkilötunnus tai Y-tunnus, jos luovutettu ja asiakkaan ilmoittamat yhteystiedot ja laskutukseen liittyvät tiedot.

Siirroissa Yhdysvaltoihin käytämme mekanismina komission tekemää tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä silloin, kun yritys kuuluu EU-US tietosuojakehyksen piiriin. Muiden yhtiöiden kohdalla siirtomekanismi on komission hyväksymät vakiomuotoiset sopimuslausekkeet ja olemme arvioineet tiedonsiirtoon liittyvät riskit ja ottaneet käyttöön niitä vastaavat lisäsuojakeinot. Lisäsuojakeinoina käytetään mm. tietojen minimointia ja salaamista.

Osio päivitetty viimeksi 10.7.2023

Markkinointi ja asiakastutkimukset

Markkinointiviestintää voi vastaanottaa niin nykyiset asiakkaat kuin aiemmat ja mahdollisesti tulevat asiakkaamme. Markkinointiviestintää lähetetään myös sellaisille henkilöille, jotka ovat joskus osoittaneet kiinnostusta meidän palveluihimme kilpailujen, tapahtumien tai sähköisten kanavien kautta.

Kun viestinnän tarkoitus on markkinoida palveluitamme, brändiämme tai kertoa lisäarvopalveluista, on kysymyksessä aina markkinointiviestintä, jota on aina oikeus vastustaa ja josta on oikeus kieltäytyä. Kunnioitamme tätä oikeutta. Joidenkin palveluidemme osalta voimme lähettää asiakasviestintää, joka sisältää tietoja poikkeamista palveluista, sopimusehtojen päivittymisestä tai huoltokatkoista. Näitä ei ole oikeus vastustaa, mutta sitoudumme siihen, ettei tätä viestintää käytetä markkinointitarkoituksiin.

Henkilöiltä suoraan saatavat tiedot

Suoraan ihmisiltä itseltään kerättäviä tietoja ovat:

• Nimi ja yhteystiedot, toimenkuva, arvo tai ammatti ja asema yrityksessä ja yritysten edustajilla toimialaan liittyvät tiedot
• Ikä, sukupuoli, äidinkieli
• Kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot, arvonta- ja kilpailuvastaukset, verkkosivuilla lomakkeiden tai vastaavien kautta annetut tiedot

Kaikkia edellä olevia tietoja ei automaattisesti käsitellä kaikista henkilöistä, koska kaikki eivät välttämättä luovuta tällaisia tietoja meille. Nykyisten asiakkaiden osalta tietojen käsittelyn lainmukaisuusperusteena on sopimukseen liittyvien tietojen osalta sopimus, mutta muun tiedon osalta oikeutettu etumme liiketoimintamme ja palveluidemme kehittämiseksi ja tarjoamiseksi erilaisten asiakastiedoista tuotettujen tilastojen avulla. Tiedot auttavat mm. tuotteiden ja niiden sisältöjen parantamisessa ja markkinoinnin suunnittelussa. 

Palveluiden käytöstä kerätyt tiedot

Keräämme henkilötietoja myös muista kanavista kuin suoraan henkilöiltä itseltään. Esimerkiksi:

• Nykyisten tai aiempien asiakkaiden osalta aiempien tilausten ja sopimusten tietoja ja asiakkuuden nykytila
• Sähköisten palveluiden ja tilien käyttöön liittyvät tiedot, jonka avulla käyttäjä voidaan tunnistaa ja yhdistää käytettyjen laitteiden tunnisteilla palveluiden käyttötiedot luonnollisiin henkilöihin
• Palveluissamme ja markkinointiviesteistä klikatut mainokset, luetut uutiset tai vastaavalla tavalla osoitetut mielenkiinnon kohteet

Näitä tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella silloin, kun on kyse palveluun kirjautuneesta käyttäjästä. Oikeutettu etumme on liiketoimintamme ja palveluidemme kehittäminen ja tarjoaminen erilaisten asiakastiedoista tuotettujen tilastojen avulla. Tiedot auttavat mm. tuotteiden ja niiden sisältöjen parantamisessa ja markkinoinnin suunnittelussa. 

Jos käyttäjä ei ole kirjautunut palveluun tunnistettuna käyttäjänä, on käsittelyn peruste suostumus. Voimme käyttää laitetunnisteita tai kirjoittaa käyttäjän laitteelle evästeitä käyttäjän tunnistamiseksi vain silloin, kun käyttäjä on antanut sivuilla olevalla suostumustyökalulla suostumuksen tähän. Jos suostumusta ei ole annettu, tai se peruutetaan suostumustyökalulla, eikä käyttäjä ole kirjautunut millekään meidän tilillemme, emme käsittele tässä mainittuja tietoja ollenkaan.   

Edellisten yhdistelmistä johdetut tiedot

Edellisten tietojen perusteella voimme tyypitellä ja ryhmitellä asiakkaita palveluiden käytön perusteella erilaisiin kohderyhmiin, joille voidaan kohdentaa kohdennettua markkinointia eri tavoin.

Käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme liiketoimintamme ja palveluidemme kehittämiseksi ja tarjoamiseksi. Tiedot auttavat mm. tuotteiden ja niiden sisältöjen parantamisessa ja markkinoinnin suunnittelussa.

Muut tietolähteet

Markkinoinnin yhteydessä voimme kerätä kampanjasta riippuen tietoja myös Postin osoitetietojärjestelmästä ja Digi- ja Väestötietoviraston poimintapalvelusta. Voimme ostaa myös kolmansilta osapuolilta erilaisia markkinointiin tarkoitettuja rekistereitä ja yhdistellä niitä omiin rekistereihimme. Kampanjoiden yhteydessä on kuitenkin aina mainittu tietojen lähde, mikäli olemme saaneet tietosi muualta, että voit varmistua suostumuksen olemassaolosta.

Voimme käyttää myös Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämää ns. Robinson -rekisteriä, joka on tarkoitettu erilaisten markkinointikieltojen hallintaan. Lisätietoja ja rekisteriselosteet löydät tätä koskien Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton kotisivuilta.

Uutiskirjeet

Uutiskirjeen tilaajaksi voi päätyä joko aktiivisesti tilaamalla sellaisen tai antamalla suostumuksen sellaisen toimittamiseen jonkin palvelun käyttöönoton yhteydessä. Tällöin käsittely perustuu aina suostumukseen.

Sähköisiä uutiskirjeitä tai asiakastiedotteita voimme lähettää myös johonkin palveluun tai sopimukseen liittyen ilman suostumusta. Tällaisessa tilanteessa

• Käytämme vain asiakkaalta suoraan ostotapahtuman yhteydessä saatuja yhteystietoja
• Suoramarkkinointi koskee vain samaa tuoteryhmää tai palvelua, jonka käyttäjä henkilö on ollut
• Tietoja käytetään vain meidän toimestamme, emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille

Tällöinkin sähköistä suoramarkkinointia on mahdollista vastustaa. Suostumuksen peruutus tai vastustamisoikeuden käyttö onnistuu helpoiten uutiskirjeellä olevasta linkistä. Tällöin emme kuitenkaan poista tietojasi automaattisesti, vaan toiminto asettaa vain suoramarkkinointikiellon. Lisätietoja vastustamisoikeudesta saat luvusta Rekisteröityjen oikeudet.

Mielipidetutkimukset

Mielipidetutkimuksia ovat hyvin erilaisia. Osa nimettömiä, osassa kerätään myös vastaajien tiedot. Tutkimuksissa kerätään myös hyvin erilaista tietoa riippuen tutkimuksen tarkoituksista. Näistä tarkoituksista ja henkilötietojen tietojen käsittelystä kerrotaan aina kunkin tutkimuksen yhteydessä erikseen, joten kannattaa tutustua tutkimuksen yhteydessä toimitettuihin tietosuojakäytänteisiin.

Tutkimusten osalta henkilötietojen käsittelyperusteena on aina suostumus. Koska ne ovat lyhytkestoisia, ei suostumuksen peruuttaminen aina jälkikäteen ole helppoa. Jos haluat peruuttaa suostumuksen jälkikäteen, ole yhteydessä meihin siten kuin luvussa Rekisteröityjen oikeudet on kerrottu.

Tietojen säilyttäminen, siirrot ja luovutukset

Tietoja säilytetään 48 kuukautta.

Palvelualustoillamme ja kanavissamme voivat mainostaa myös kolmannet osapuolet ja saatamme itse ostaa mainostilaa muilta alustoilta. Tällöin mainonnan tehostamiseksi voidaan vertailla erilaisia yleisöjä keskenään ja luovuttaa keskenämme asiakkaidemme tietoja. Tätä tehdään vain silloin, kun henkilö on antanut suostumuksensa markkinointiin.

Tämä tapahtuu siten, että asiakkaan sähköpostiosoitteen ja/tai puhelinnumeron perusteella luodaan selaimessa salattu tunniste, jota verrataan kumppanin vastaavalla tavalla salattuihin tunnisteisiin. Näin voidaan todeta, onko henkilö markkinointikumppanimme asiakasrekisterissä ja millaiseen kohderyhmään hän kuuluu kumppanin mukaan. Näin saamme rikastettua omista asiakkaistamme tietoja niin, että opimme paremmin heidän mielenkiinnon kohteistaan. Vastaavalla tavalla kumppani saa meiltä samanlaisia tietoja ja voi rikastaa oman markkinointirekisterinsä tietoja.

Näin voidaan myös kohdentaa tiettyä mainontaa suoraan tietyille tunnistetuille asiakkaille heidän mielenkiintonsa kohteiden mukaan. Tai sitten laitetunnisteiden avulla uusille asiakkaille, jotka kuuluvat samaan kohderyhmään jonkin meidän asiakaskohderyhmämme mukaan, mutta eivät ole vielä asiakasrekisterissämme.

Emme saa tietoa siitä, mitkä välitetyt tunnisteet päätyvät lopulliseen kohderyhmään kumppanilla tai mille tunnisteille ei löydy vastinetta. Kumppani ei puolestaan saa meiltä tietoa siitä, kuka tunnisteen takana on, ellei asiakas jo ole hänen rekisterissään niillä tiedoilla, joita keskenään verrataan. Emme koskaan luovuta muita tietoja asiakkaistamme kuin kohderyhmän, sähköpostiosoitteen ja/tai puhelinnumeron tunnisteiden luomista varten. Myös sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot poistetaan ja käsittelyn kohteena ovat loppujen lopuksi vain laitetunnisteet ja kohderyhmät.

Markkinointirekisterin tietoja ei siirretä ETA-alueen ulkopuolelle. Verkkosivustolla on kuitenkin tekniikoita, joiden kautta tietoja siirtyy myös ETA-alueen ulkopuolelle. Saat tästä lisätietoja luvusta Verkkosivustovierailijat.

Osio päivitetty viimeksi 21.3.2024

Verkkosivustovierailijat

Jokaisella yhtiömme verkkosivustolla on oma verkkosivuston tietosuojaseloste, jossa kerrotaan tarkemmin sen sivuston toiminnasta. Tämä johtuu siitä, että ne on saatettu toteuttaa erilaisilla tekniikoilla ja niillä voi olla käytössä erilaisia työkaluja. Tässä kerrotaan yleisesti konsernin verkkosivustovierailijoiden tietojen käytöstä. Verkkosivuilla kerätään mm. seuraavia tietoja:

• sivuston ominaisuuksien käyttö- ja selaustiedot
• sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivuillemme
• laitteen malli
• yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste
• selain ja selaimen versio
• IP-osoite ja IP-osoitteen sijainti (käyttämäsi verkon sijainti kaupungin tarkkuudella)
• GPS-koordinaatit, jos olet antanut tähän luvan
• istunnon aika ja kesto
• näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä

Keräämme tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voidaan tunnistaa ja laskea sivustoillamme vierailevat selaimet. Tällä tavalla voidaan kerätä tietoja siitä, miten ja milloin verkkopalvelujamme käytetään sekä voimme kehittää palveluitamme käyttäjäystävällisemmiksi. Evästeiden käyttöön perustuvat tekniikat mahdollistavat muun muassa sen, että asiakkaan ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnusta ja salasanaa joka kerta uudelleen.

Lisätietoja käytetyistä evästeistä löydät sivustolla olevasta evästesuostumustyökalusta, jonka avulla voit myös estää evästeiden käytön. Evästeiden käyttö perustuu aina suostumukseen ja sivuilla oleva suostumustyökalu on tarkoitettu suostumuksen antamiseen ja peruuttamiseen.

Sivustomme siirtävät dataa vierailijoista myös muilla tavoilla. Tätä tapahtuu esimerkiksi silloin, kun haemme sivustollemme jotain sisältöjä kolmansilta osapuolilta. Tällöin myös selaimesi ja verkko-osoitteesi tiedot siirtyvät kolmannelle osapuolelle. Nämä sisällöt voivat olla kuvia, fontteja tai ohjelmia, joita tarvitaan sivujen näyttämiseksi. Kolmas osapuoli saa yleensä tässä yhteydessä myös tiedon sitä, millä sivustolla vierailet. Osaa kolmansista osapuolista käytetään kuitenkin vain sivuston toiminnallisuuksien lataamiseen (esim. chat-palvelut, ym.). Kolmansia osapuolia on mm. Yhdysvalloissa.

Siirroissa Yhdysvaltoihin käytämme mekanismina komission tekemää tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä silloin, kun yritys kuuluu EU-US tietosuojakehyksen piiriin. Muiden yhtiöiden kohdalla siirtomekanismi on komission hyväksymät vakiomuotoiset sopimuslausekkeet ja olemme arvioineet tiedonsiirtoon liittyvät riskit ja ottaneet käyttöön niitä vastaavat lisäsuojakeinot. Lisäsuojakeinoina käytetään mm. tietojen minimointia ja salaamista.

Verkkosivuvierailijoiden tietoja pyritään yhdistämään asiakastietoihimme ja markkinointirekisterimme tietoihin. Tarkoituksena on tunnistaa henkilön internetsivuillamme ja palveluissamme käyttämät laitetunnisteet ja liittää ne suoraan tunnistettavaan henkilöön omassa markkinointirekisterissämme. Näin saamme enemmän tietoa asiakkaidemme ja sivustovierailijoiden mielenkiinnon kohteista. Tämä tapahtuu usein evästeiden avulla. Sinulla on mahdollisuus estää mainonnan kohdentaminen verkkokäyttäytymisen perusteella estämällä evästeet evästesuostumustyökalulla. Estämisen jälkeen näytetään yhtä paljon mainoksia kuin aikaisemmin, mutta mainonta ei ole sinun kiinnostusalueidesi mukaan valittua.

Kolmansien osapuolten mainonnan kohdentamisen estämisestä saat lisätietoja mm. täältä (Your Online Choises –palvelu).

Verkkopalveluissamme ja sivustoillamme mainostavat myös kolmannet osapuolet. Tätä varten voimme luovuttaa sivustoilla selaavien laitetunnisteita tai markkinointirekisterimme tietoja heille tai saada heiltä vastaavia tietoja omista asiakkaistaan. Tähän kysytään kuitenkin aina suostumus. Saat tästä lisätietoja luvusta Suoramarkkinointi ja mielipidetutkimukset luvun kohdasta Tietojen säilyttäminen, siirrot ja luovutukset.

Osio päivitetty viimeksi 10.7.2023

Sosiaalisen median kanavat

Käsittelemme henkilötietoja myös sosiaalisen median kanavissa omilla sivuillamme ja julkaisujemme ylläpitäjinä. Näitä ovat esimerkiksi Facebook, Instagram, Twitter ja Linkedin. Noudatamme näissä aina ensisijaisesti kyseisen palvelun omia ehtoja ja yksityisyyskäytäntöjä.

Toimimme näiden alustojen ja kanavien tarjoajien kanssa yhteisrekisterinpitäjinä, mikä tarkoittaa sitä, että molemmat osapuolet tekevät itsenäisiä päätöksiä henkilötietojen käsittelystä. Tämän luvun lopussa on kootusti linkit näiden alustojen yksityisyydensuojan käytäntöihin, jossa he kertovat tarkemmin omasta käsittelystään.

Ilkka-konserni käsittelee näillä alustoilla henkilötietoja vain omiin tarkoituksiinsa. Käsiteltävät henkilötiedot ovat niitä profiilitietoja, joita olet luovuttanut sosiaalisen median kanavaan. Pääsääntöisesti nimi ja profiilikuva ja muita tietoja, jotka olet määritellyt julkiseksi. Jos välität meille viestejä, myös näiden viestien sisältö on niiden ihmisten saatavilla, jotka hallinnoivat meillä sosiaalisen median kanavia. Saatamme myös poistaa esimerkiksi julkaisujen kommentteja, mikäli ne ovat hyvien tapojen tai lakien vastaisia. 

Mainonnan kohdentamisen yhteydessä voimme luoda yleisöjä iän, asuinpaikan, koulutuksen, työtehtävien, mielenkiinnon kohteiden tai muun vastaavan tiedon perusteella, jonka saamme sosiaalisen median kanavan ylläpitäjältä. Emme saa näitä eri yleisöihin kuuluvia henkilöitä tietoomme, mutta voimme luokitella käyttäjiä heidän sosiaalisen median reaktioidensa mukaan.Näemme kuitenkin ketkä ovat tykänneet sivuistamme ja julkaisuistamme ja kenelle on näytetty tarinoita tai mainoksiamme. Pääsääntöisesti sosiaalisen median kanavissa voit tarkistaa sen työkaluilla, miksi näet jonkin tietyn mainoksemme.  

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jakaa tietoa meistä ja yhteistyökumppaneistamme, mainostaa ja markkinoida tuotteitamme ja palveluitamme, järjestää erilaisia kilpailuja ja analysoida mainontamme tehokkuutta. Lainmukaisuusperusteena on oikeutettu etumme elinkeinotoiminnan edistämiseen markkinoinnin ja myynnin keinoin.  

Voimme yhdistää sosiaalisen median kanavien tietoja markkinointirekisteriimme, mikäli olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn markkinointitarkoituksiin. Tietoja säilytetään niin kauan, kuin käytetyssä kanavassa niiden on määritelty säilyvän. Markkinointirekisterissämme 48 kuukautta.

Me emme siirrä tietojasi edelleen ETA-alueen ulkopuolelle, mutta suurin osa sosiaalisen median alustoista sijaitsee ETA-alueen ulkopuolella tai niitä hallinnoi yhtiö, jonka toiminta on sijoittunut ETA-alueen ulkopuolelle.

Käyttämiemme kanavien tietosuojakäytännöistä saat lisätietoja:

Facebook ja Instagram (Metan tietosuojakäytäntö)

LinkedIn (englanniksi)

Twitter (englanniksi)

Osio päivitetty viimeksi 10.7.2023

Työnhakijat

Mitä tietoja käsittelemme?

Työnhakijoista käsitellään seuraavia tietoja:

• nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• CV-tiedot tai muut koulutus- ja työhistoriaan liittyvät tiedot koulutuspaikkoineen ja edellisine työantajineen siinä laajuudessa kuin olet ne meille ilmoittanut
• Muut mahdollisesti tekstimuodossa tai liitteillä toimittamasi tiedot

Jos työpaikkailmoituksen yhteydessä on videon lataamismahdollisuus, niin videot tallennetaan vain meidän työnhakualustallemme ja niitä käsitellään samalla tavoin kuin kaikkea muutakin luovuttamaasi tietoa.

Voit jättää meille avoimen hakemuksen myös ”verkostoidu”-linkin kautta työnhakusivustollamme. Silloin kysymme sinulta myös työpaikkaa koskevan paikkakuntatoiveen ja toiveen työsuhteen muodosta (harjoittelu, kesätyö, vakituinen, jne.) sekä tehtävät, jotka sinua kiinnostavat.

Henkilöstöllämme on mahdollisuus lisätä tietosi alustalle myös tilanteissa, joissa olet ilmaissut esimerkiksi puhelinkeskustelussa kiinnostuksen työskennellä konsernissamme. Silloin alustalle lisätään vain yhteystietosi ja keskustelujen perusteella luovuttamasi tiedot. Kaikesta muusta tietojen keruusta informoidaan sinua tarkemmin.  

Mistä tiedot saadaan?

Tietoja kerätään vain työnhakijalta itseltään. Työtehtäviä voi olla monenlaisia ja esimerkiksi avainhenkilöitä johtotehtäviin valitessa voidaan edellyttää luottotietotarkistuksia, soveltuvuusarviointeja tai muita taustaselvityksiä. Niitä ei kuitenkaan tehdä säännönmukaisesti kaikkiin työtehtäviin.

Kaikista tarvittavista lisätiedoista tai taustaselvityksistä kerrotaan aina joko työpaikkailmoituksessa tai myöhemmässä tehtävän täyttämiseen liittyvässä viestinnässä. Joissain tehtävissä kieltäytyminen edellisistä voi johtaa siihen, ettei hakijaa voida valita tehtävään. Siitä informoidaan aina erikseen, jos kieltäytymisellä jostain on vaikutuksia valituksi tulemiseen. Näin voit arvioida suostumuksen antamisen tarpeellisuutta ja vaikutuksia. 

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittely perustuu työsopimuksen valmisteluun ja suostumukseesi tähän liittyen. Hakijalla on missä tahansa työnhaun vaiheessa mahdollisuus peruuttaa suostumus ja saada tietonsa poistettavaksi.

Kuka käsittelee tietojasi?

Henkilötietoja käsittelevät meillä vain henkilöstöhallinto ja ne esihenkilöt, joiden tiimiin henkilöä ollaan valitsemassa.

Kenelle tietoja luovutetaan?

Työnhakijoiden tietoja ei luovuteta muille rekisterinpitäjille. Lisäksemme henkilötietoja käsittelee rekrytointialustan palveluntarjoaja tuottaakseen meille teknisen alustan rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi. Muita mahdollisia henkilötietojen käsittelijöitä voivat olla erilaiset rekrytoinnin apujärjestelmät tai soveltuvuusarviointien tekijät. Näistä informoidaan aina erikseen tehtäväkohtaisesti, mikäli sellaisia työnhakuun liittyy.

Henkilötietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle yhdysvaltalaisille yhtiöille. Tämä johtuu siitä, että alusta esimerkiksi ylläpidetään Amazon Web Services -palvelussa. Jos käytät Teamtailor-sovellusta, push-viestit välitetään Google Firebase Cloud Messaging -palvelun kautta. Amazonilla tietojen sijainniksi on kuitenkin valittu Eurooppa, joten jatkuvaa siirtoa ei tapahdu. Siirtomekanismina käytämme EU-komission tekemää tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä Euroopan ja Yhdysvaltojen tietosuojakehyksen osalta, johon kyseiset yhtiöt ovat sertifioituneet.

Alustan teknisistä yhteyksistä vastaa australialainen yhtiö, joten henkilötietoja käsitellään myös siellä. Käsiteltävät tiedot ovat teknisiä lokitietoja selainyhteyksistä alustaan ja niistä tallentuu IP-osoitteita, aikaleimoja ja http-pyyntöjä. Näitä ei pysyvästi säilytetä kuitenkaan kyseisellä yhtiöllä. Mitään järjestelmään tallennettua tai liitteinä toimitettua dataa ei myöskään siirretä Australiaan. Siirtomekanismina käytämme EU-komission vakiomuotoisia sopimuslausekkeita ja lisäsuojakeinona siirrettävien tietojen minimointia vain teknisesti tarpeelliseen lokitietoon sekä tietojen säilytysajan rajoittamista.

Kauanko säilytämme tietojasi?

Tietoja säilytetään 24 kuukautta hakemuksen jättämisestä, minkä jälkeen pyydämme uuden suostumuksen, jos tietojasi tarvitaan pidempään. Ilkalla on tarve myös kausiluontoiseen rekrytointiin ja isona konsernina jotkin hakuajat voivat venyä. Siksi säilytysaika on hiukan pidempi kuin tavanomaista. Mikäli haluat tietosi poistettavan aiemmin, voit peruuttaa suostumuksesi koska tahansa olemalla yhteydessä rekrytointia suorittavaan yhteyshenkilöömme tai kuten alempana on kerrottu.

Sosiaalinen media

Työnhakualustallamme on mahdollisuus käyttää toimintoja kuten ”Apply with Facebook” tai ”Apply with LinkedIn”. Silloin automatiikka kerää tietojasi myös profiilistasi ja meille välittyy myös sosiaalisen median profiilitietosi. Jos toimitat meille sosiaalisen median profiilitietoja, lisääthän hakemukseen myös suostumuksen näiden tietojen hyödyntämisestä. Emme käy läpi kenenkään taustoja sosiaalisesta mediasta, ellei sellaiseen ole työpaikkailmoituksella kysytty suostumusta. Tämä voi tulla kysymykseen esimerkiksi tehtävissä, joissa työtehtäviin kuuluu konsernimme julkinen edustaminen.

Emme yleisesti tarvitse näitä tietoja, joten niitä ei ole pakko meille toimittaa. Kaikki hakijamme ovat yhdenvertaisessa asemassa riippumatta siitä, miten hakemus on koostettu tai mitä tietoja meille on toimitettu.

Tietojen jatkokäyttö

Kaikkia luovuttamiasi tietoja käsitellään vain työpaikan täyttämiseksi. Emme käytä tietoja muihin tarkoituksiin. Verkostoidu-toiminnon tai avoimen hakemuksen jättäneille voidaan lähettää tiedotteita työpaikkamahdollisuuksista, mutta mitään muuta markkinointia tai mainontaa ei hakijoihin kohdisteta, eikä tietojasi yhdistetä meillä muihin rekistereihin.

Suostumuksen peruuttaminen ja muut oikeudet

Sinulla on käytössäsi kaikki tietosuojalainsäädännön oikeudet, kuten oikeus tarkastaa tietojasi, poistattaa tietojasi, oikaista niitä ja peruuttaa suostumuksesi tietojesi käsittelyyn. Jos olet rekisteröitynyt työnhakualustallemme, suostumuksen voi peruuttaa kirjautumalla palveluun uudestaan. Toinen vaihtoehto on tehdä pyyntö sivun vasemmassa alalaidassa olevan Tietosuojalinkin kautta. Jos et saa antamaasi sähköpostiin sitä kautta ohjeita, se tarkoittaa, että tietosi ovat jo poistuneet meiltä.

Apua ja tukea hakuprosessiin ja oikeuksiesi toteuttamiseen saat työpaikkailmoituksessa olleista yhteystiedoista tai viime kädessä osoitteesta: hr@ilkka.com.

Osio päivitetty viimeksi 18.8.2023

Yritysasiakkaat ja yritysten edustajat

Muilla selosteilla kuvatut käsittelytoimet pätevät myös yritysasiakkaisiin ja yritysten edustajiin. Yritysasiakkaiden osalta on kuitenkin joitain poikkeamia käsittelytoimissa ja ne on kuvattu tässä.

Yritysasiakkaiden tietoja käsitellään Ilkka konsernissa siten, että kaikilla konserniyhtiöillä on pääsy yritysasiakkaiden asiakasrekisteriin. Perusteena tälle on oikeutettu etu hallinnollisista syistä jakaa tietoja konsernin sisällä, koska yhtiöt tuottavat toisilleen liiketoiminnan tukipalveluita. Sen lisäksi monet yritysasiakkaamme voivat olla usean konserniin kuuluvan yhtiön asiakkaita.

Konserniyhtiöitä tämän selosteen alussa mainittujen yhtiöiden lisäksi ovat: Ohjelmistoalan yritys Liana Technologies Oy. I-Medioiden tytäryhtiöitä ovat B2B-markkinointitoimisto Myynninmaailma Oy (ml. Differo), vaikuttajamarkkinointitoimisto somessa.com Oy Ab ja sosiaalisen median toimisto MySome Oy. Liana Technologiesin tytäryhtiöitä ovat Ungapped AB ja Evermade Oy.  

Yritysten edustajista käsitellään pääsääntöisesti seuraavia tietoja:

• Nimi ja yritys sekä asema yrityksessä
• Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, matka- ja/tai muu puhelinnumero ja postiosoite
• Asiakkuuteen liittyviä tietoja ovat käytetyt tuotteet ja palvelut, niiden laskutus ja maksutiedot, luottotiedot ja maksuhäiriöt, toimituksiin liittyvät tiedot ja asiakirjat sekä asiakkaan kanssa käyty viestintä ja palautteet.
• Jos yritys on yksinyrittäjä tai vastaava yksityishenkilö, edelliset tiedot ja lisäksi myös y-tunnus ja laskutustiedot voivat olla luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja.

Asiakkaalla viitataan edellisessä asiakasyritykseen. Asiakasyritysten edustajien luottotietoja tai maksutietoja ei luonnollisesti käsitellä. Mikäli asiakasyritys on toiminimi tai saman kaltainen yksinyrittäjä, kyseiset tiedot voivat liittyä myös edustajan henkilökohtaiseen elämään, mutta käsittelyn tarkoituksena on aina yritysten välinen yhteistyö ja sopimussuhde.

Käsiteltävien henkilötietojen osalta yritysten edustajien henkilötunnuksia tarvitaan erittäin harvoin. Poikkeuksia voivat olla esimerkiksi sopimusten allekirjoitusten yhteydessä tapahtuva sähköinen todennus tai muu tilanne, jossa vastuukysymysten vuoksi henkilön yksilöinti on tärkeää. Pääosin on kuitenkin tarve yksilöidä vain yhtiö, mikä tapahtuu sen Y-tunnuksella. Yritysten edustajista ei kerätä yksityiselämän tai kotirauhan piiriin kuuluvia tietoja. Poikkeus tähän voi tulla sellaisessa tapauksessa, että yrityksen edustaja luovuttaisi esimerkiksi henkilökohtaisia yhteystietojaan, mutta silloin tietojen lähde on aina edustaja itse ja perusteena hänen suostumuksensa näiden tietojen käsittelyyn.

Yritysasiakkaidemme edustajien henkilötietojen käsittely perustuu aina oikeutettuun etuumme asiakassuhteiden ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi sekä palveluiden ja tuotteiden toimittamisen mahdollistamiseksi.

Asiakastoimeksiantojen yhteydessä voimme joutua käsittelemään myös asiakkaidemme muiden työntekijöiden tietoja. Näitä käsittelemme kuitenkin vain rekisterinpitäjänä olevan asiakkaamme puolesta ja asiakkaan ohjeiden mukaan käsittelijänä, emmekä käsittele niitä muutoin kuin sopimustemme mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Yritysasiakkaiden osalta henkilötietoja vastaanotetaan muualtakin kuin henkilöltä itseltään. Saamme yritysten edustajien tietoja erilaisista yritysrekistereistä, yhdistysrekistereistä, Suomen Asiakastiedolta tai esimerkiksi markkinatutkimusten tekijöiltä, jotka myyvät yritysten ja heidän edustajiensa tietoja edelleen. Yritysten edustajien tietoa voidaan hakea kampanjoita varten myös muista julkisista lähteistä – esimerkiksi yritysten internet-sivuilta tai sosiaalisen median kanavista.

Säilytämme keräämiämme henkilötietoja vain niin kauan, kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämää tai lain nojalla sallittua. Poistamme rekisteriin tallennetut tiedot, kun asiakas- tai toimittajasuhde päättyy tai asiakkaan edustajan toimenkuva asiakas- tai toimittajayrityksessämme vaihtuu niin, ettei henkilötietojen käsittelylle ole enää perustetta. Toimitussopimusten ja laskutusperusteiden muodostuminen vaikuttaa siten, että henkilötiedot poistetaan vasta näihin liittyvien valitusaikojen umpeuduttua.

Yritysten edustajien tietoja siirretään Yhdysvaltoihin johtuen asiakasrekisterin ylläpidosta sellaisilla palvelutoimittajilla kuten Microsoft ja Amazon. Siirroissa Yhdysvaltoihin käytämme mekanismina komission tekemää tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä silloin, kun yritys kuuluu EU-US tietosuojakehyksen piiriin. Muiden yhtiöiden kohdalla siirtomekanismi on komission hyväksymät vakiomuotoiset sopimuslausekkeet ja olemme arvioineet tiedonsiirtoon liittyvät riskit ja ottaneet käyttöön niitä vastaavat lisäsuojakeinot. Lisäsuojakeinoina käytetään mm. henkilötietojen minimointia, hajauttamista, pseudonymisointia tai salaamista sen mukaan, mikä kunkin siirron osalta arvio tietojen siirron riskeistä on.  

Osio päivitetty viimeksi 21.3.2024